Spelreglerna

Lagen om offentlig upphandling, LOU, är skriven för dig som leverantör. Det kanske inte känns så, men det var en av avsikterna. Huvudsyften med lagen är att affären ska gå rätt till, att den ska vara rättvis och att den sker i konkurrens.

Fram till 1994 bestämde svenska myndigheter själva hur de ville att offentlig upphandling skulle gå till. Inträdet i EU förändrade spelplanen. EG-rätten är nu styrande och Sverige har bearbetat de frivilliga delarna och tagit fram den nationella lagstiftningen. Principerna, beskrivna nedan är dock ej förhandlingsbara. De gäller i hela processen, för samtliga offentliga inköp.

Nu gällande lagar

Nu gällande upphandlingslagar

Upphandlingsmyndighetens Vägledning för leverantörer: https://bit.ly/2Vv7f6V

Andra lagar av betydelse

Andra viktiga lagar som påverkar hur de offentliga affärerna görs:

2 kap. tryckfrihetsförordningen (1945:105) innehåller bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet (offentlighetsprincipen).

31 kap. 16 och 17 §§ offentlighets- och sekretesslag (2009:400) innehåller bestämmelser om sekretess för affärshemligheter.

Dessa lagar reglerar vad som är allmän handling i ett upphandlingsärende och hur du kan begära ut information. Här beskrivs också vad som kan sekretessbeläggas i ett anbud och hur bedömning av dessa yrkanden görs av upphandlande myndigheter.

Om ditt anbud innehåller affärskritisk information, kan du underlätta för den upphandlande myndigheten att göra sekretessprövning genom att du i anbudet anger vilka uppgifter som bör beläggas med sekretess tillsammans med en motivering. Den upphandlande myndigheten gör dock en egen sekretessprövning inför varje begäran om utlämnande av en allmän handling.

Grundläggande principer

Upphandlingslagstiftningen vilar på fem grundläggande EU-gemenskapsrättsliga principer för offentliga inköp:

  • Principen om icke-diskriminering: Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av nationalitet eller verksamhetsort. Alla leverantörer ska ha samma möjlighet att leverera.

  • Principen om likabehandling: Alla leverantörer ska behandlas lika och få samma förutsättningar. Information är ett bra exempel. Alla ska få samma information, så att inte någon av leverantörerna får ett bättre läge än de andra.

  • Proportionalitetsprincipen: Kraven som ställs i upphandlingen ska ha ett naturligt samband till och vara i rimlig proportion med det som upphandlas.

  • Principen om öppenhet: Allt kring upphandlingen ska vara transparent, öppet och förutsägbart. Till exempel ska utvärderingsmodellen vara så tydlig att du kan räkna dig fram till hur ditt anbud kommer att värderas.

  • Principen om ömsesidigt erkännande: Intyg och certifikat som har utfärdats av en EU/EES-medlemsstats behöriga myndigheter ska accepteras också i övriga EU/EES-länder.

Statement och styrande dokument

Styrande dokument 

Upphandlande myndigheter har flera internt styrande dokument som du kan ta del av. Till exempel inköpspolicy, inköpsstrategi, direktupphandlingsriktlinjer, miljöpolicy och så vidare. När du har valt ut vem du vill ha som kund, begär ut relevanta delar av dessa handlingar från den upphandlande myndigheten eller sök på deras webbplats. 

Agenda 2030

Agenda 2030 är en agenda för förändring mot ett hållbart samhälle. Den innehåller 17 mål. Målen 3–15 och även 17 är relevanta för offentlig upphandling. Hållbarhetsmålen täcker områdena att uppnå jämställdhet och insatser för att motverka klimatförändringar. En delegation har lämnat förslag på hur det ska gå till i en handlingsplan. Av den framgår det bland annat att de statliga myndigheterna ska ges i uppdrag att aktivt ställa hållbarhetskrav vid offentlig upphandling. Andra förslag är att myndigheter ska bana väg för mindre kommuner genom att utveckla metoder och öka avtalssamverkan mellan kommuner så att man kan dela resurser. Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) ska ge tips och exempel på hur kommuner kan upphandla för att minska klimatpåverkan. Upphandlingsmyndigheten ska ge mer stöd.

Vad innebär då detta för dig?

Det kommer att bli mer fokus på hållbarhet och då främst för att motverka klimatpåverkan. Krav kommer att ställas i upphandlingarna på att produkterna och tjänsterna som köps leder till en hållbar miljö. Samtidigt råder det mycket osäkerhet hos upphandlande myndigheter hur man kan och får göra. Det leder till att man inte kommer att våga ställa så höga krav. Här kan du som företag visa vägen genom att visa hur era produkter och tjänster leder till ett hållbart samhälle.

Illustration: Regeringskansliet/FN

https://www.regeringen.se/regeringens-politik/globala-malen-och-agenda-2030/

Nationella upphandlingsstrategin

2016 offentliggjorde regeringen Den nationella upphandlingsstrategin. Strategin togs fram för att i första hand myndigheter ska kunna utveckla sitt arbete med strategiska inköp. Den består av sju inriktningsmål: 

  1. Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär: https://bit.ly/2Y35jV1

  2. Effektiva offentliga inköp: https://bit.ly/2VPWgUN

  3. En mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens: https://bit.ly/3byE5tt

  4. En rättssäker offentlig upphandling: https://bit.ly/2yFkhWt

  5. En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar: https://bit.ly/2Vx9oiL

  6. En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling: https://bit.ly/3azyZvw

  7. Offentlig upphandling som bidrar till ett socialt hållbart samhälle: https://bit.ly/3bBER8Y

Vill du läsa strategin i sin helhet finns den här https://www.regeringen.se/informationsmaterial/2016/06/nationella-upphandlingsstrategin/

Hur påverkar upphandlingsstrategin dig?

Offentlig upphandling är en viktig pusselbit för att utveckla verksamheten och tillhandahållandet av en vidareutvecklad välfärd. Strategin öppnar för ett närmare samspel med leverantörsmarknaden. Livscykelkostnad har lyfts fram och sannolikt kommer man att ställa krav på att leverantören ska presentera sina produkter och tjänster ur ett livscykelkostnadsperspektiv. Man går lite längre än lagens syfte med väl fungerande konkurrens och vill tydliggöra möjligheterna till interaktion och dialog för att få med leverantörsperspektivet i upphandlingarna. Med ökat fokus på rättssäkerheten är tanken att tilliten till offentliga inköp ska öka. Ett sätt att skapa detta är via avtalsuppföljning. Där finns det stor utvecklingspotential hos upphandlande myndigheter. Era idéer och er kompetens kommer att tillvaratas på ett bättre sätt genom tidig dialog, krav på funktion istället för på specifika lösningar och innovationsupphandling. Nya typer av krav inom social hållbarhet har börjat ställas såsom etiska krav, krav om skäliga arbetsvillkor och sysselsättningsfrämjande krav. Idéburna sektorns medverkan som anbudsgivare får ett tydligare fokus. Det är viktigt att känna till eftersom dessa organisationer kanske konkurrerar på andra villkor. Därmed ges det möjlighet till egna upphandlingsregler för denna nisch. 

Tips!

Ha principerna så att du ser dem. Lär dig dem och vad de innebär. De är mycket bra att använda som underlag när du pratar med kunden. Om något är oklart, be kunden beskriva hur det hänger ihop med principerna. Om du överväger att överpröva en upphandling är principerna en bra mätare och vägledare för ditt beslut.