Spelet i stort

Det krävs mycket förberedelser och träning för att vinna de matcher som upphandlingar är. Den offentliga affären har många intressenter. Det handlar om massor med pengar – nästan 20 procent av landets BNP varje år.

Det är många leverantörer som vill göra affärer med den offentliga sektorn. Upphandlingslagarna reglerar hur avtalen kommer till i den så kallade upphandlingsprocessen. Vi beskriver lagarna mer ingående i avsnitten om "Spelreglerna" och processen mer ingående i avsnitten om "Spelplanen".

I lagen om offentlig upphandling (LOU) kallas upphandlande myndigheter för den offentliga sektorn. De som måste upphandla enligt lagen om offentlig upphandling inkluderar

  • statliga, regionala och kommunala myndigheter,

  • de flesta regionala och kommunala bolag, samt även en del statliga,

  • andra offentligt styrda organ som föreningar och stiftelser.

För enkelhetens skull kommer vi att från och med nu kalla alla dessa för bara upphandlande myndigheter. Värdet på deras totala inköp överstiger långt över 800 miljarder kronor per år. Då räknar vi inte ens in de kommunala och statliga bolagens inköp. Värdet i bilderna nedan (Bild 1, 2, 3) består av inköp som görs av kommuner, regioner och statliga myndigheter. Inköpen gör de från fler än 200 000 unika leverantörer. Cirka 75 procent av dessa bolag gör affärer under 100 000 kronor per år. Dvs att det finns många mindre affärer som görs utan att det görs en annonserad upphandling. Det här kallas för direktupphandling och för många är det en första väg in på den offentliga marknaden.

Bild 1: Marknadsvärden 2018

Bild 2: Antal leverantörer 2018

Bild 3: Antal affärer 2018

Källa: Dagens Samhälle Insikt AB

Ökat intresse

Intresset för offentlig upphandling har ökat i samhällsdebatten. Flera exempel har lyfts fram, bland annat av Uppdrag granskning, på hur skattemedel har slösats bort i offentliga affärer. Ofta har detta slöseri berott på okunskap och dåliga rutiner. Samtidigt pratar man även mer om hur den offentliga upphandlingen kan användas som strategiskt verktyg – ett sätt för myndigheter att inte bara köpa in de varor och tjänster de behöver, utan även ett sätt för dem att uppnå sina politiska mål och uppdrag. De senaste åren har det bland annat varit fokus på miljö, sociala villkor, innovation och hur man kan öka andelen anbud från små och medelstora företag.

Några områden som det är mycket fokus på just nu är digitalisering, dialog, innovation, sociala krav och hållbarhet. 

  • Digitaliseringen av samhället är beroende av välgjorda upphandlingar med rätt innehåll. För att upphandlingarna ska bli bra, behöver du som leverantör bidra mer än ni gjort tidigare. Ni behöver visa vägen, för ni kan era produkter bättre än någon annan. Detta sker vanligtvis via dialog och särskilt så kallad tidig dialog, där ni är med och påverkar utformningen av produkten eller tjänsten. 

  • Kapitel D ägnas helt och hållet åt ämnet dialog, när och hur det kan ske. Historiskt har upphandlarna inte vågat eller tagit sig tid prata med leverantörsmarknaden. De senaste fem åren har det svängt och nu lyfts dialog fram som viktigt och nödvändigt för den goda affären.

  • Innovation är verkligen i ropet, att man vill utveckla verksamheterna genom att tänka nytt och bjuda in er för att bidra med era nya idéer och typer av varor och tjänster.

  • Sociala krav och hållbarhet har funnits på agendan i många år. I och med Agenda 2030, mer om det i avsnittet "Spelreglerna - statement och styrande dokument" har det åkt högre upp på listan igen över viktiga krav som kan ställas i en upphandling i syfte att uppnå verksamhetens mål. 

Spelstrategi och taktik

Målet är att vinna matchen, att vinna upphandlingen, för att få ett avtal så att du kan sälja dina varor och tjänster till den offentliga kunden. För att kunna bestämma strategi och taktik behöver du kunskap om både spelet, spelarna och reglerna.

När du är ny på marknaden känner inte så många till dig. Då behöver du visa att du finns, så att du blir inbjuden till dialog inför upphandlingarna. Här är din marknadskommunikation viktig.

Fundera också på hur du vill sälja dina varor och tjänster. Är det viktigt att du har avtal direkt med kunden eller är det okej att du levererar via ett företag som har ett avtal? Det kan vara en möjlighet om du har tidsbrist eller inte har tillräcklig kapacitet för att själv delta i upphandlingen. Ibland är kraven på leverantören högt satta och då kan man gå ihop med flera andra för att klara kapacitetskraven.

Fördelar med offentlig kund

Ni är vana vid att göra affärer på den privata marknaden. Som vi redan har nämnt är det andra spelregler att förhålla sig till på den offentliga marknaden. Men ur det större perspektivet ser inköpsprocessen ut på ungefär samma sätt på den privata och den offentliga sidan – planera, upphandla och skriva avtal.

Vad är då fördelarna med att göra affärer i den offentliga sektorn?
  • Avtalen sträcker sig ofta över en längre tid

  • Den offentliga sektorn är betalningssäker och mindre konjukturkänslig

  • Alla leverantörer ska behandlas objektivt

  • Alla offentliga affärer offentliggörs.

  • Alltid rätt att delta i upphandlingar som leverantör.

  • Det är tydligt vad som kommer att bedömas i anbudet. Det som är skrivet gäller.

  • Felaktigheter kan överprövas i domstol.

Myter

Några myter om att göra affärer på den offentliga marknaden

Det finns många myter och hörsägner kring offentliga affärer. Vad ska man tro på, som Thomas Di Leva sjunger? I broschyren Sex myter om dialog i upphandling har Upphandlingsmyndigheten sammanställt sex sådana myter ur köparens synvinkel.

De myterna säger att en upphandlare:

  • Inte bör prata med leverantörer när en upphandling ska påbörjas.

  • Måste bjuda in alla leverantörer i Sverige eller Europa om man anordnar ett möte.

  • Inte får prata i enrum med en leverantör.

  • Inte får tala om när en upphandling ska annonseras.

  • Inte får svara på frågor om förfrågningsunderlaget under annonseringstiden.

  • Inte ska belasta leverantörer med dialog inför en upphandling – de har för mycket att göra för att hinna svara på frågor.

Här kan du läsa broschyren: https://bit.ly/3bsasdb

Det finns alltså en hel del förvirring bland beställarna av de offentliga upphandlingarna kring vad man får och inte får göra. Särskilt när det gäller dialog där det inte är så strikt som myterna påstår. Har du en fråga? Ställ den! Så att du kommer vidare i din proaktiva process, anbuds- eller säljprocess. Kom ihåg att det inte är säkert att den som är anställd i offentlig sektor känner till alla spelregler eller för delen har rätt. Skulle ni ändå få ett svar som ni inte förstår – testa att ställa frågan till Upphandlingsmyndighetens Frågeportal.

Finns det myter även hos företagen? – Så klart att det gör!

Myt: När man har vunnit upphandlingen har man gjort affären.

Fakta: Affären börjar hos verksamheten genom att de har ett behov. Ju mer kunskap du har om kunderna, desto bättre förutsättningar har du för att skapa din affär. När avtalet är klart, så börjar själva säljaktiviteterna.

Myt: Man får inte påverka köparen.

Fakta: Man får prata med, informera, demonstrera, visa köparen före och efter upphandlingen. Detta är en av de viktigaste aktiviteterna du kan göra: att visa kunden hur du kan förbättra deras verksamhet. Under själva upphandlingen råder absolut sekretess, förutom möjligheten att ställa frågor och få dessa besvarade.

Myt: Beställaren får inte prata med leverantören.

Fakta: Före upphandlingen och efter upphandlingen är kommunikationen fri. Agera i enlighet med principerna (se kommande avsnitt) så är du säker.

Myt: Processen är krånglig och alla affärer görs via upphandling.

Fakta: För den som inte är insatt kan det upplevas krångligt. Fokusera på din säljprocess och låt upphandlaren ansvara för processen och guida dig genom LOU. Man finner möjligheter i tillåtna direktupphandlingar eller förhandlade upphandlingar utan föregående annonsering – när det endast finns en leverantör (läs mer om dessa i kommande avsnitt).

Myt: Leverantörer till offentlig sektor är seriösa eftersom de alltid kontrolleras.

Fakta: Det stämmer tyvärr inte. Många upphandlare använder sig endast av en kreditkontroll eller stämmer av mot Svensk handels varningslista för att säkerställa att leverantörerna är seriösa. Detta är såklart inte tillräckligt men idag finns det ingen så kallad ”Black List” att slå mot. Lagen har dock utvecklats så att det numera är lättare att utesluta en leverantör om den ej är seriös, bara man kan bevisa det.

Myt: Det är alltid lägsta pris som vinner.

Fakta: Endast hälften av alla upphandlingar har endast pris som utvärderingsfaktor dvs. hälften av upphandlingarna bedömer även kvalitet för att utse vinnaren (Statistik om offentlig upphandling 2018)

Tips!

Några tips på vägen...

Visa att du finns!

Lär dig hur allt fungerar för att lättare kunna välja taktik.

Agera proaktivt i varje del av processen.

Offentliga affärer är just offentliga. Offentlighetsprincipen ger dig möjlighet att göra en omfattande kartläggning av både kunder och konkurrenter. Ta den möjligheten! Se till att du har all information genom att göra marknadsanalyser, konkurrentanalyser, affärsanalyser etc. så du kan göra medvetna affärsval för ditt företag.