Grattis igen!

När de 10 dagarna har gått – grattis till vinsten, fullt ut. Nu är du på din bakgård.

Du har vunnit möjlighet att göra affärer på den offentliga marknaden i dubbel bemärkelse. Dels med den offentliga kunden som har gjort upphandlingen men indirekt har du också blivit godkänd av en upphandlande myndighet. Det ökar chanserna att accepteras även av andra offentliga kunder – framför allt när det gäller direktupphandling. För att lokalisera dig på spelplanen, i inköpsprocessen, har du nu nått realiseringsfasen. Den omfattar implementering, förvaltning och uppföljning. Nu är det dags att sälja och marknadsföra era varor och tjänster. Det är lätt att börja gå i upphandlarens spår och följa dem. Under upphandlingsprocessen behöver ni göra det. Nu när ni har ett undertecknat avtal, gör ni som ni brukar göra: ta fram säljplan, marknadsplan och så vidare och sälj! Det är egentligen ingen skillnad på att sälja till privata eller offentliga kunder. En del säger att det till och med är lättare att sälja på den offentliga marknaden. Du kan ju efterfråga all information du önskar, eftersom allt är offentligt.

Vinsten? Möjlighet att sälja

Så vad har du vunnit? Det finns olika sätt att få sälja till offentlig sektor och det beskrivs lättast genom att titta på de olika avtalstyperna. Beroende på vilken typ av avtal och typen av tjänst som upphandlingen resulterade i, får du sälja direkt till kunden eller också får du spela om vinst ytterligare en match, genom en så kallad förnyad konkurrensutsättning.

Eget avtal

Du har fått ensamrätt till att leverera din vara eller tjänst. Avtalet kan vara på 1 till flera år + eventuella förlängningsoptioner. Det beror på innehållet. Handlar det om en förhållandevis vanlig tjänst, som är lätt utbytbar, så är avtalet sannolikt på 1–4 år. Avser upphandlingen flygtjänster och du behöver köpa flygplan för att kunna leverera tjänsten, så är det sannolikt att avtalet är på 7 år eller mer, då investeringen är så stor. 

Eget ramavtal

Även här har du ensamrätt till försäljning. Alla villkor är satta, utom volymen. De här avtalen innehåller uppskattad, men inte garanterad, volym. Avtalet är ofta på 4 år och kan vara uppdelat i till exempel 2 + 1 + 1, det vill säga två år plus två årsvisa förlängningar. Det är viktigt att tänka på att det är den köpande parten som oftast enskilt kan avgöra om avtalet ska förlängas. Är inte avtalet förlängt i rätt tid kan inte offentliga kunder ”fulförlänga” avtalet. Se därför till att ligga på i god tid innan förlängningsoptionen löper ut och ta reda på deras vilja att förlänga.

Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning

Denna typ av avtal är som de två ovan, förutom att ni är flera leverantörer på samma avtal. Ofta är de på fyra år, vilket är max för ramavtal. Förnyad konkurrensutsättning innebär att när ett avrop (beställning) görs från avtalet är ni flera leverantörer som får konkurrera om att vinna beställningen. Då blir det till att spela match igen. Förutsättningarna kan dock förändras lite för varje ny match eftersom en förnyad konkurrensutsättning kan värdera andra faktorer än de som var avgörande i själva upphandlingen. Dessa faktorer ska dock framgå i det ursprungliga upphandlingsunderlaget. Därför kan man ibland se en möjlighet att ”komma in” på avtalet för att sedan konkurrera på annat sätt när inköpen ska avgöras. Några faktorer som kan användas är:

  • leveranstid,

  • pris,

  • kvalitetsfaktorer,

  • inställelsetid.

Ramavtal med rangordning

Även här är ni flera leverantörer som får möjlighet att sälja varor och tjänster till den upphandlande myndigheten. Här är leverantörerna rangordnade. Det innebär att om du är nummer 1 har du första tjing på att sälja. Om du inte kan leverera enligt önskemål går förfrågan till nummer 2 i listan och så vidare. Det blir allt vanligare med dynamisk rangordning. Det innebär att inbördes ordning på leverantörerna kan förändras beroende på hur leverantörerna sköter sina leveranser eller till och med om de svarar på avrop. Om det är en dynamisk rangordning ska det framgå hur den fungerar i upphandlingsunderlaget. Det kan därför vara en poäng att se efter att den efterlevs om du ligger två eller trea på avtalet och de framför dig kanske inte följer alla avtalsvillkor.

Direktupphandling

Ett direktupphandlat avtal innehåller det ni har kommit överens om. Ofta finns inget avtal för dessa affärer utan själva orderbekräftelsen eller en betald faktura utgör det faktiska avtalsunderlaget. Ni gör affärer utifrån överenskommen specifikation och priset för den. De kan löpa över flera år. Det är direktupphandlingsgränsen i kronor som styr. Det vill säga det samlade värdet av alla inköp av samma typ av varor eller tjänster under ett kalenderår. Det innebär att samma leverantör kan göra flera olika direkta affärer med en kommun om varorna är så särskiljningsbara att de kan uppfattas vara helt olika på marknaden. Medan man inom en annan kategori är tvungen att dela på direktupphandlingsbeloppet mellan flera olika leverantörer. Om man redan från början ser ett behov som sträcker sig över flera år ska man räkna ihop den totala inköpsvolymen. Överstiger den direktupphandlingsbeloppet så måste den offentliga köparen göra en annonserad upphandling