Förvaltning, realisering och uppföljning

När upphandlare pratar om förvaltning av avtalet menar de både leveransen och avtalet. För dig innebär det att sälja och realisera den affär du har vunnit. Ditt fokus är att uppfylla den upphandlande myndighetens behov och att säkerställa att så sker under hela avtalstiden. 

Uppföljningen av avtalet och leveransen är en naturlig del i processen. Men oftast får den alldeles för lite uppmärksamhet. Här finns möjlighet att spara pengar för båda sidor, och att undvika försämrade relationer och merkostnader. Några upphandlande myndigheter har börjat bifoga en uppföljningsplan som bilaga i förfrågningsunderlaget, så att det blir tydligt vem som gör vad och vad som ska följas upp. Det är som en lista över alla krav och förväntningar som ska följas upp under avtalstiden. Det förenklar och spar tid för båda parter. 

Saker händer längs vägen – nya eller utökade behov uppstår som leder till att processer och vissa avtalsvillkor behöver förtydligas. Det kan göras om båda parter är överens och om villkorsändringen inte är väsentlig. Detta ska göras skriftligt i ett tillägg till avtalet som båda parter undertecknar. Uppföljning av avtalet bör ske minst en gång per år och av leveransen flertalet gånger.   

Ibland ingår utveckling i avtalet. Ett tydligt exempel på det är uppgradering till nya produkter eller versioner av ett dataprogram. Om kunden vill få stöd i att utveckla sin verksamhet kan det också ingå i avtalet. Det står i så fall klart och tydligt i avtalet. Då har du stor möjlighet att bidra med din kompetens och erfarenhet. Om det inte står med i avtalet ingår det inte i leveransen. Då kan det hanteras som ett separat köp via till exempel en direktupphandling.

Avtalsanalys

I uppföljningen ingår också den så värdefulla avtalsanalysen. Det är viktigt att analysera avtalet, både på kort och på lång sikt, så att du får sälja det som omfattas av avtalet och skapa möjlighet till merförsäljning hos andra upphandlande myndigheter. Avtalsanalysen är också värdefull som marknadsstödjande aktivitet.

Undersök om ni får de affärer ni har rätt till. Allt finns i avtalet. Om en del inte avropas, ta upp det med er kontaktperson. Detta gäller även avropen vid förnyad konkurrensutsättning. Undvik att tänja på avtalet, för det finns många som kan hålla koll på både er och den upphandlande myndigheten då allt är offentligt. Risken är att avtalet ogiltigförklaras eller att andra anbudsgivande leverantörer begär skadestånd för att avtalet innehåller mer än vad som ingick i upphandlingen som annonserades.

Se också till att ha koll på dina avtal och andra närliggande avtal inom avtalsområdet. Med din erfarenhet är det enkelt att se om den upphandlande myndigheten har avtal för alla sina behov. Eller om det finns behov de skulle behöva ha ett avtal på och köpa det från dig. 

Sex till nio månader efter avtalsstart är det dags att följa upp vad kunden har köpt av dig och andra, varor eller tjänster, som omfattas av ditt avtal. Det är viktigt att synliggöra eventuella felaktiga avrop, det vill säga om den upphandlande myndigheten har köpt avtalade varor eller tjänster från andra leverantörer än er. Små belopp blir under hela avtalsperioden stora. Denna typ av uppföljning är ett proaktivt sätt att hjälpa kunden att beställa rätt. Hjälp dem att vara avtalstrogna. Om den upphandlande myndigheten fortsätter att beställa de varor eller tjänster du har ensamrätt att sälja till dem kan du begära skadestånd i form av inkomstbortfall, utan att leverera varorna. 

Genom att samla in och analysera information om avtalet och de konkurrerande anbuden ger du dig själv både uppföljning och underlag för kommande säljmöjligheter till andra offentliga kunder. Varför vann du upphandlingen? Hur ser de konkurrerande anbuden ut? Räkna med att dina konkurrenter gör samma sak och till nästa upphandling vet de varför du vann. Så vad behöver du utveckla till nästa upphandling för att vinna även då? Du har trumfen på hand genom att vara på plats hos kunden nu, så ta tillvara på den tiden både för nuvarande och kommande affärer. 

Om du kommer fram till att det aktuella avtalet är riktigt bra, kommunicera det till andra upphandlande myndigheter. De vill sannolikt hellre köpa av en leverantör som redan är “godkänd” av en upphandlande myndighet än av vilken leverantör som helst. Kvalitet, både för varan eller tjänsten samt leverantörens kvalitet i fråga om ekonomisk stabilitet, teknisk förmåga och leveranssäkerhet är delar som lyfts fram som viktigt att följa enligt lagen om offentlig upphandling. Innan du beställer marknadsföring om en pågående leverans, läs avtalet noga så att ni inte bryter mot någon marknadsföringsklausul. 

Lär kunden att köpa

Sluta sälj! Lär kunden att köpa. Med dessa ord i bakhuvudet kommer du i varje stund du har kontakt med dina kunder på den offentliga marknaden välja att lyssna in deras behov snarare än att sälja på dem något som de inte ens kanske förstår sig behöva. Fast de egentligen gör det. Paketera om ditt erbjudande utifrån deras sätt att beskriva sina behov. Se till att vara med i den interna dialogen, utan att bli en dryg leverantör som bara vill sälja mer. Lär känna deras utmaningar, så att du i samtalet kan visa att du har koll på läget.