Dialog utifrån inköpsprocessen

För att det ska bli riktigt tydligt när, var och hur du för en framgångsrik dialog använder vi inköpsprocessen som flöde.

Om du vill läsa mer om inköpsprocessen innan du går vidare finns den beskriven i de föregående tre avsnitten. Beskrivningen av dialog görs i tre dimensioner: 

  • arena (var och på vilket sätt),

  • mötet (vem träffar du och vad pratar ni om),

  • möjligheten att påverka (det proaktiva arbetet).

Illustration: Upphandlingsmyndigheten

Test post 2

this is preamble

fsdfasdf

# First Last Handle
1 Mark Otto
1. Hello
2. Hi
3. How are you
2 Jacob Thornton @fat
3 Larry the Bird @twitter
# First Last Handle
1 Mark Otto @mdo
2 Jacob Thornton @fat
3 Larry the Bird @twitter

Test post

Hi this is preamble

Underrättelse om tilldelningsbeslut (see_index_1)

Skriftl

ig underrättelse till anbudssökande eller anbudsgivare om de beslut som fattats om att tilldela ett kontrakt eller sluta ett ramavtal samt om skälen för besluten (12 kap. 12 § LOU).

Upphandlande enhete

Organisationer (verksamheter) som omfattas av LUF. Dels upphandlande myndigheter (se nedan) och dels sådana företag som bedriver verksamhet inom något av

Hello 1

Delmoment Att göra Att tänka på
Inlämningen av anbud #1. Lämna anbud
#2. Om den upphandlande myndigheten ställt krav på att lämna anbudet via ett visst elektroniskt upphandlingsstöd, kan du inte lämna in anbudet via e-post eller fysiskt brev.
De flesta upphandlande myndigheter använder en elektronisk plattform, ett upphandlingssystem. De vanligaste är:  E-avrop  Tendsign  Kommers/Primona  Mercell  EU-supply.com 
Formulär  #1. Kontrollera att alla dokument finns med. Om det finns ett formulär: använd det.
#2. Ska formuläret undertecknas? Se till att det görs av rätt person.
Det blir allt vanligare att använda svarsformulär. Fyll i dessa korrekta med all efterfrågad information. Alla positioner i formulären ska fyllas i.  
Att förbereda  Ta fram:
#1. registreringsbevis om sådant krävs för ditt företag 
#2. bevis på kvalitetsledningssystem, bevis på miljöledningssystem  
#3. företagspresentation (ofta en halv A4 plus kontaktuppgifter).  
#4. ekonomisk ställning, det kan handla om årsomsättning, kreditvärderingsintyg från UC eller liknande. 
#5. lämpliga referenser, kontakta dessa. 
#6. kontrollera att ni inte riskerar att uteslutas från upphandlingen.  Skäl för att uteslutas från en upphandling kan bland annat vara om man 
*1 är dömd för bestickning, bedrägeri, penningtvätt och terroristbrott 
*2 är dömd för att inte ha fullgjort sina skyldigheter för betalning av skatter och sociala avgifter 
*3 tidigare har brustit vid utförande av offentligt kontrakt.  Detta gäller även leverantörer vars kapacitet ni vill åberopa i anbudet.
Du kan förbereda visst arbete genom att ta fram dokument som kan återanvändas i flera upphandlingar.  Kanske kan du återanvända ngt dokument från tidigare upphandling. Är det din första, spara de dokument du tar fram. 
Formalia  #1. Gå igenom kraven och svara sanningsenligt. 
#2. Håll koll på tider: kolla när sista anbudsdag, sista dag för frågor är och hur länge anbudet ska vara giltigt.
#3. Se till att rätt person är registrerad som anbudstecknare. 
#4. Använd rätt språk i ditt anbud. Om det är svenska, kan det ibland vara okej att ha engelska beskrivningar. Ställ en fråga om du är osäker. 
#5. Om det känns utmanande, ta hjälp.
Alla krav är likvärdiga och måste uppfyllas. Även formaliakraven, så var noga även med dessa även om du tycker att något känns onödigt. Har den upphandlande myndigheten ställt krav ska de uppfyllas för att ditt anbud ska gå vidare till kvalificeringen. 
Kvalificering, ESPD  ESPD är en egenförsäkran av kvalificeringskrav på leverantören. Upphandlande myndigheter är skyldiga att acceptera denna form av egenförsäkran av uppfyllnaden av kvalificeringskraven för upphandlingar över tröskelvärdet. ESPD står för European Single Procurement Document. Tanken är att dessa ska finnas i en databas för upphandlande myndigheter att hämta. Denna databas har ännu inte skapats. Dock kan upphandlande myndigheter hänvisa till ett formulär där ni fyller i uppgifter som handlar om uteslutning och kvalificering av leverantörer och åberopandet av extern kapacitet. Detta är ett preliminärt intygande. En upphandlande myndighet kan när som helst kontrollera uppgifterna genom att begära in bevis. Innan tilldelning av kontrakt begär de in bevis på dessa krav från vinnande leverantör. Läs mer här: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/organisera/digital-inkopsprocess/espd/ 
Kvalificering  #1. Här kontrolleras uteslutningsgrunderna. 
#2. Uppfyller ni kraven på ekonomisk och finansiell ställning?  
#3. Har du ansvarsförsäkring?
#4. Säkerställ att ni har rätt teknisk och yrkesmässig förmåga och kapacitet. Som bevis kan den upphandlande myndigheten kräva beskrivning av tidigare erfarenheter såsom förteckning av de senaste uppdragen, tekniska resurser, utbildning, teknisk utrustning, kvalitetsledningssystem och referenser. Se till att de överensstämmer med efterfrågade leveranser och att referenspersonerna är tillgängliga vid önskad tidpunkt. - Är det tillåtet att samleverera? Prata i så fall med ditt nätverk och fundera på om du ska åberopa annans kapacitet eller använda underleverantörer.
Kvalificeringen är första steget, där den upphandlande myndigheten kontrollerar om ditt företag är en bra leverantör för dem. Kvalificeringskrav – krav på företaget och dess förmåga.  
Krav  #1. Hur vill den upphandlande myndigheten ha svar på er kravuppfyllnad? 
#2. Gå igenom kravspecifikationen steg för steg och visa på det sätt de önskar att ni uppfyller kraven. 
#3. Ta fram eventuella bilagor om den upphandlande myndigheten har ställt krav att det behövs. Det kan vara teknisk beskrivning (ibland okej att ha på engelska, kolla det), CV eller andra beskrivningar. 
#4. Notera vilka krav som är kostnadsdrivande och som kan bli en affärsrisk. 
#5. Om du tycker något är konstigt eller om du inte förstår eller vet att det inte stämmer, skicka in en fråga så snart det går. 
#6. Finns dolda kostnader i avtalet, till exempel kring samverkansmodellen?
Detta är det mest omfattande arbetet. Här krävs mer resurser. Du tänker sannolikt parallellt på prismodellen. Fungerar er vanliga prismodell, eller behöver du justera den? Kravuppfyllnad brukar beskrivas i texter, i punktlistor, i specifika kravbilagor, i avtalet. Leta efter krav i hela upphandlingsdokumentet.  Om den upphandlande myndigheten får dina frågeställningar tidigt under anbudstiden har de större möjlighet att göra eventuella korrigeringar i underlagen. Att vänta till efter tilldelningsbeslutet är utskickat och göra det som en överprövning bromsar upp affärsflödet för helheten. 
Krav i avtalet  #1. Gå igenom avtalet, för där finns det ibland invävda krav som också ska uppfyllas under hela avtalstiden.
#2. Gör en förteckning över dessa, så att det är lätt att hålla koll på dem under avtalstiden.
Tänk på att det ni säger ja till här, säger ni ja till under en lång tid framöver. 
Bör-krav/mervärden  #1. Vilka är bör-kraven?  -Används de också som mervärden i utvärderingsmodellen?   -Vilka uppfyller ni och till vilken grad? Exempel på mervärden kan vara snabbare leveranstid än efterfrågat, högre nivå på kvalitet. Läs mer under utvärderingsmodell nedan.  Ge svar så tydligt som möjligt, så att det blir lätt för den upphandlande myndigheten att se om ni uppfyller dem eller inte och enkelt kan ge poäng om de används som mervärden i utvärderingen. 
Utvärdering  #1. Läs, förstå och testa utvärderingsmodellen. Det finns tre olika utvärderingsgrunder: 
*1. Ekonomiskt mest fördelaktiga, bästa förhållandet mellan pris och kvalitet 
*2. Kostnad 
*3. Pris -Vem kommer att göra bedömningen? Hur behöver ni svara för att möta deras kunskapsnivå och funktion?
Utvärderingsmodellen är avgörande, så den måste ni förstå. När ni testar den får ni se hur eventuella mervärden slår på ert pris. Räkna baklänges för att veta hur ni ligger till gentemot era konkurrenter, förutsatt att ni känner dem och deras priser. 
Affärsrisker  #1. Kostnadsdrivande krav påverkar sannolikt ert pris. Håller prismodellen under hela avtalet? - Vitesmodellen, kommer den att fungera och hur påverkar den ert pris och leveransmöjlighet? - Finns det risk att ni inte kan uppfylla kontraktet, så att det uppstår risk för vite eller skadestånd?  Stäm av denna del med flera i företaget eller i nätverket, så att ni har koll på affärsriskerna. 
Avtalet  #1. Läs igenom hela avtalet, så att du förstår alla villkor du accepterar genom att lägga anbud
#2. Vilka kan avropa på avtalet? 
#3. Affärsmöjligheter utöver de i beskrivningen, till exempel utvecklingspotential beskrivs ofta i avtalet.
Gå igenom avtalet lika noga som du gör med kraven. Det finns mycket information i avtalet som påverkar er möjlighet att leverera och även priset. 
Sekretesshantering  Sekretessbelägg de delar ni ej vill ska vara offentliga. Läs ovan under sekretess. 
Anbud  #1. Sätt samman alla delar i anbudet, i enlighet med den upphandlande myndighetens önskemål.
#2. Se till att alla bilagor finns med, att eventuella formulär har använts och att de är undertecknade av behörig person om sådant krav ställts. 
#3. Svara endast på det som efterfrågas.
#4. Är något oklart, ställ frågor till den upphandlande myndigheten.
Nu sätter ni ihop alla delar till ert kompletta anbud. Det är lätt att missa någon liten detalj, så var extra noga i detta skede.  
Kvalitetssäkring  #1. Kvalitetssäkra anbudet. Låt någon utanför anbudsgruppen eller företaget läsa och ge feed forward. Ni kan också köpa tjänsten second opinion eller ren kvalitetssäkring, så att ni inte faller på ett formaliafel som att fel person har undertecknat anbudet eller att det är fel vinkling på referensobjektet eller att en bilaga saknas.  
Anbudsinlämning  #1. Skicka in anbudet i tid. 
#2. De flesta upphandlande myndigheter använder upphandlingssystem. Anbudet lämnas då via upphandlingssystemet. 
#3. Håll koll på "frågor och svar". 
#4. Var aktiva och ställ frågor. Det är en affärspåverkande del som kommer att löpa under hela avtalet. 
#5. Ingår anbudspresentation i upplägget? 
#6. Se till att era referenter är redo att svara på frågor.
Första halvleken är spelad och ni går ut i omklädningsrummet. Skickar ni in anbudet för sent, ogiltigförklaras anbudet och ni får inte spela andra halvleken av matchen. Var redo att ställa följdfrågor, att förtydliga delar av ert anbud på anmodan från den upphandlande myndigheten. Ibland vill de ha en anbudspresentation och då behöver ni förbereda och vara redo att göra det. 
Anbudsprövning  Dagen efter sista anbudsdag öppnas anbuden för prövning. Öppningen protokollförs och den absoluta sekretessen gäller fortfarande. Upphandlaren går igenom anbuden och kontrollerar att de formella kraven uppfylls, att leverantören är okej vad gäller uteslutningsgrunderna, kontrollerar kraven på leverantören och på varan eller tjänsten. Även onormalt lågt pris behöver utredas och leverantören får möjlighet till att skriftligt svara på det. Allt som den upphandlande myndigheten ställt krav på ska kontrolleras. Detta görs för samtliga inkomna anbud. I denna fas är ni redo att förtydliga ert anbud om den upphandlande myndigheten begär det. Ni får inte skicka in bilagor ni missat, men det är helt okej att förtydliga och förklara innehållet. 
Tilldelning  --Vinst-- Förhoppningsvis vinner ni och blir den som får leverera till den upphandlande myndigheten. Implementering, möten och leveranser och så vidare. Det är vad nästa kapitel handlar om: Cash is King. --Förlust--  Om ni inte vinner, sätt er ner i anbudsgruppen och gå igenom vad som blev fel och hur ni lär av denna erfarenhet till nästa gång det är dags. Gör en analys.Om den upphandlande myndigheten har råkat göra något fel kan underrättelse om det ge en ny tilldelning. Kanske vill ni titta på de övriga anbuden. Begär i så fall ut dem och läs. Som överkurs kan du göra en förteckning över de upphandlingar ni varit med i och hur det har gått i matchen. Så småningom kommer ni att se en röd tråd och kan göra justeringar i era kommande anbud efter det. --- Anser ni att upphandlingen bör överprövas, läs mer om den processen ovan ---  Nu börjar den 10 dagar långa avtalsspärren. Om någon av anbudsgivarna i upphandlingen vill överpröva upphandlingen, så har de just dessa 10 dagar på sig att göra det. En cliffhanger till nästa kapitel som är Cash is King. Kontrollera här: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/leverantor/genomfora---lamna- anbud/Tilldelningsbeslutet-fattas/ 
Entry Header 1 Entry Header 2 Entry Header 3 Entry Header 4 Entry Header 5
Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry. Lorem Ipsum has been the industry's standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged. It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum. Contrary to popular belief, Lorem Ipsum is not simply random text. It has roots in a piece of classical Latin literature from 45 BC, making it over 2000 years old. Richard McClintock, a Latin professor at Hampden-Sydney College in Virginia, looked up one of the more obscure Latin words, consectetur, from a Lorem Ipsum passage, and going through the cites of the word in classical literature, discovered the undoubtable source. Lorem Ipsum comes from sections 1.10.32 and 1.10.33 of "de Finibus Bonorum et Malorum" (The Extremes of Good and Evil) by Cicero, written in 45 BC. This book is a treatise on the theory of ethics, very popular during the Renaissance. The first line of Lorem Ipsum, "Lorem ipsum dolor sit amet..", comes from a line in section 1.10.32. The standard chunk of Lorem Ipsum used since the 1500s is reproduced below for those interested. Sections 1.10.32 and 1.10.33 from "de Finibus Bonorum et Malorum" by Cicero are also reproduced in their exact original form, accompanied by English versions from the 1914 translation by H. Rackham. It is a long established fact that a reader will be distracted by the readable content of a page when looking at its layout. The point of using Lorem Ipsum is that it has a more-or-less normal distribution of letters, as opposed to using 'Content here, content here', making it look like readable English. Many desktop publishing packages and web page editors now use Lorem Ipsum as their default model text, and a search for 'lorem ipsum' will uncover many web sites still in their infancy. Various versions have evolved over the years, sometimes by accident, sometimes on purpose (injected humour and the like). There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form, by injected humour, or randomised words which don't look even slightly believable. If you are going to use a passage of Lorem Ipsum, you need to be sure there isn't anything embarrassing hidden in the middle of text. All the Lorem Ipsum generators on the Internet tend to repeat predefined chunks as necessary, making this the first true generator on the Internet. It uses a dictionary of over 200 Latin words, combined with a handful of model sentence structures, to generate Lorem Ipsum which looks reasonable. The generated Lorem Ipsum is therefore always free from repetition, injected humour, or non-characteristic words etc.
Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry. Lorem Ipsum has been the industry's standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged. It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum. Contrary to popular belief, Lorem Ipsum is not simply random text. It has roots in a piece of classical Latin literature from 45 BC, making it over 2000 years old. Richard McClintock, a Latin professor at Hampden-Sydney College in Virginia, looked up one of the more obscure Latin words, consectetur, from a Lorem Ipsum passage, and going through the cites of the word in classical literature, discovered the undoubtable source. Lorem Ipsum comes from sections 1.10.32 and 1.10.33 of "de Finibus Bonorum et Malorum" (The Extremes of Good and Evil) by Cicero, written in 45 BC. This book is a treatise on the theory of ethics, very popular during the Renaissance. The first line of Lorem Ipsum, "Lorem ipsum dolor sit amet..", comes from a line in section 1.10.32. The standard chunk of Lorem Ipsum used since the 1500s is reproduced below for those interested. Sections 1.10.32 and 1.10.33 from "de Finibus Bonorum et Malorum" by Cicero are also reproduced in their exact original form, accompanied by English versions from the 1914 translation by H. Rackham. It is a long established fact that a reader will be distracted by the readable content of a page when looking at its layout. The point of using Lorem Ipsum is that it has a more-or-less normal distribution of letters, as opposed to using 'Content here, content here', making it look like readable English. Many desktop publishing packages and web page editors now use Lorem Ipsum as their default model text, and a search for 'lorem ipsum' will uncover many web sites still in their infancy. Various versions have evolved over the years, sometimes by accident, sometimes on purpose (injected humour and the like). There are many variations of passages of Lorem Ipsum available, but the majority have suffered alteration in some form, by injected humour, or randomised words which don't look even slightly believable. If you are going to use a passage of Lorem Ipsum, you need to be sure there isn't anything embarrassing hidden in the middle of text. All the Lorem Ipsum generators on the Internet tend to repeat predefined chunks as necessary, making this the first true generator on the Internet. It uses a dictionary of over 200 Latin words, combined with a handful of model sentence structures, to generate Lorem Ipsum which looks reasonable. The generated Lorem Ipsum is therefore always free from repetition, injected humour, or non-characteristic words etc.

fasdfds

Zon 1 - Förbereda

Inköpsprocessen zon 1 – Förbereda

Den första fasen i att göra offentliga affärer är förberedelse genom att planera, kartlägga och analysera. För upphandlaren innebär det behovs- och totalkostnadsanalys, marknadsanalys, att ta fram inköpsstrategi och förfrågningsunderlag. I ordlistan hittar du förklaringar till orden. Du som leverantör lägger nu din tid på att göra kundanalys, marknadsanalys och affärskalender för de offentliga kunder du valt. Eftersom allt är offentligt är det lätt att skaffa den information du behöver.

 

Den inledande fasen av processen är och bör vara dialogintensiv. I vissa upphandlingar, där det handlar om att utveckla sådant som inte finns, är det direkt nödvändigt. Här möts ni för att skapa det bästa för helheten, för att skattemedlen ska användas på bästa sätt. Fler och fler upphandlande myndigheter för dialog med leverantörsmarknaden. Men det finns fortfarande de som inte har börjat göra det. Möter du en sådan kund, ta initiativ och visa vilket mervärde det ger. Vilken metod som är lämplig beror på vad du vill uppnå med dialogen.

Hur lång denna fas är beror på vilken typ av behov de har, hur många parter man vill ha med i dialogen och om man har gjort sin läxa under avtalstiden och vet vad marknaden erbjuder.

Tips!

Det är jätteviktigt att du är aktiv i denna fas, för att hjälpa upphandlarna att köpa från dig. Det kan leda till att

  • upphandlingen blir på era villkor och möjligheter, så att du slipper för högt ställda krav.

  • kraven blir färre,

  • kraven inte blir så administrationstunga,

  • du blir igenkänd genom att vara närvarande och aktiv,

  • du blir erkänd genom att dela med dig av kunskap och ha åsikter om utformningen av affären och upphandlingen så att den ännu bättre möter köparens egna mål och nytta.

Zon 2 - Upphandling

Inköpsprocessen zon 2 – Upphandling

Denna fas är också intensiv, fast på ett annat sätt. Nu är förfrågningsunderlaget klart och anbudsinbjudan är skickad. Du skriver anbud som sedan upphandlaren öppnar, kvalificerar, utvärderar, eventuellt förhandlar, skriver tilldelningsbeslut och till sist avtal. 

Absolut sekretess gäller från den dagen då upphandlingen annonseras, till dess att tilldelningsbeslutet offentliggörs. Det man vill uppnå med sekretessen är att alla anbudsgivare blir likabehandlade. Denna tid är den enda där det är svårare att få kontakt med kunden. Men möjligheten finns. Anbudsskrivning är lite som att skriva ett prov, med den skillnaden att du får ställa hur många frågor du vill och dessutom är expert på ämnet.

Utnyttja den möjligheten att ställa frågor om allt som är oklart. När frågetiden löpt ut återgår man till tystnad en vecka eller två innan det är dags att skicka in anbudet. Sedan kommer en eller två veckor, ibland längre tid om upphandlingen är omfattande, där den upphandlande myndigheten arbetar febrilt för att kontrollera att alla krav är uppfyllda. Sedan gör de utvärderingen och utser en vinnare. Detta gäller om det är en förenklad eller öppen upphandling. Förhandlade upphandlingar öppnar för dialog om det som är förutbestämt att förhandlas om. Detsamma gäller vid förfarandet konkurrenspräglad dialog, då man tillsammans tar fram kravspecifikationen som sedan annonseras, samt vid innovationsupphandlingar.

När tilldelningsbeslutet är fattat är det öppet att föra dialog igen. Upphandlingssekretessen är bruten.

Utrymme för dialog i de olika upphandlingsprocesserna

De lagstadgade upphandlingsförfarandena ger olika mycket utrymme för dialog

Zon 3 - Realisera

Inköpsprocessen zon 3 – Realisera

Avtalet är undertecknat och nu följer förhoppningsvis avrop/beställningar, leverans, fakturering, samverkan mellan leverantör och beställare samt uppföljning. Detta är tyvärr inte självklart och därför är det viktigt att spara resurser att investera i denna fas också när det gäller dialogen. Det är alltså nu det är dags att göra affärer och det är du som har fått möjligheten. Lita inte på att köparen vet eller kan – lär dem att köpa från dig!

Den leverantör som vinner avtalet kommer att ha mesta delen av dialogen med den upphandlande myndigheten. Det finns absolut möjlighet för andra leverantörer att kontakta den upphandlande myndigheten för att prata om utveckling av förfrågningsunderlaget till nästa gång. Eller om du ser att behovet inte kommer att uppfyllas av upphandlingen, kan du erbjuda att leverera det via till exempel en direktupphandling. Upphandlande myndigheter brukar inte vara så intresserade av att lägga tid på att träffa andra leverantörer när de nyligen tecknat avtal. Men det är möjligt att påverka även under den rådande avtalsperioden, då det finns många beställare, behoven ändras och marknadens möjligheter utvecklas.