Vältränad och redo för match

Du behöver förbereda dig och ditt företag. Skaffa koll på läget och veta hur du ska bedöma om ni är redo för match eller inte – och sedan spela för att vinna. Se till att ha en spelstrategi som alla i företaget förstår.

Ditt lag behöver vara välinformerat oavsett om det består av en eller flera personer. Basera din laguppställning och strategi på typen av affär. Satsar du på direktupphandlingar (se förra avsnittet) behövs inte lika mycket resurser som om du går in i en öppen annonserad upphandling. Spela matchen en halvlek i taget och se hur det utvecklar sig. Kanske behöver du styra om och pressa hårdare. Kanske behöver du göra om uppställningen genom att ta ställning till om du ska lämna anbud eller inte och sedan skriva det steg för steg.

 

Genom kund- och marknadsanalyser, inhämtade uppgifter om volymer och avtal har du valt vilka typer av kunder du vill göra affärer med. Du vet i vilka geografiska områden de finns och på vilket sätt du vill göra affärer med dem. Kanske större affärer än tidigare. Offentlighetsprincipen är en god vän i detta läge – eftersom allt i upphandlingen är offentligt är det lätt att få tag på informationen du behöver.

 

Om kunden känner till dig har du större möjlighet att bli tillfrågad att svara på en RFI. I kapitel D kommer vi att ge tips på hur man får kunder att känna till en. En RFI skickas ut till potentiella leverantörer och utgör oftast hela eller delar av det förfrågningsunderlag den upphandlande myndigheten avser att senare gå ut med i upphandling. Ibland är det enbart en fråga, för att se om ni kan leverera på önskat sätt eller om den kvalitetsnivå den upphandlande myndigheten önskar kan uppnås. 

Här finns stort utrymme att komma med synpunkter. Har du specifika frågor du vill nå fram med, som frågor om kvalitet och miljö, är det ett mycket bra tillfälle att göra det nu. Detsamma gäller för tidig dialog. Ibland annonseras det om dessa träffar i olika digitala kanaler, ibland via upphandlingsverktygen eller på den upphandlande myndighetens egen hemsida. Det är viktigt att visa att du finns, via marknadsföringsaktiviteter, så att de bjuder in dig till den tidiga dialogen. När RFI-tiden löpt ut och den tidiga dialogen är gjord, minskar möjligheterna att påverka förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten förbereder då det förfrågningsunderlag som ska annonseras. 

Det kan till och med vara känsligt att försöka påverka upphandlingen efter den här typen av tidig dialog. Det kan ses som otillåten påverkan. Då riskerar man att få sitt anbud förkastat. Är man osäker på om det fortfarande är tillåtet att påverka eller inte så kan man alltid fråga. Skulle det vara så att man har viktig information som man ändå vill se till att den upphandlande myndigheten måste få kan man använda sig av en ”dialogmakare”. En dialogmakare har inte något eget intresse i den kommande upphandlingen men kan se till att informationen når den som är ansvarig.