Spelplanen

Spelplanen, eller arenan för offentliga affärer. Hade det gällt fotboll hade beskrivningen varit enkel, det är en gräs- eller grusplan 7 140 kvm, två mål, två spelhalvor, linjer... Lagen möts fysiskt, det finns läktare för publiken, domarna är på plats och avblåsningen hörs ljudligt...

Arenan för offentliga affärer är inte lika lätt att beskriva... Den består av flera delar. Förståelsen och förberedelserna sker på hemmaplan hos dig, presale-delen sker aktivt med personliga möten och information via olika medier. Upphandlingsprocessen är till stor del digitaliserad. När det är dags att sälja och leverera blir det mer fysiskt påtagligt igen. För att ha en tydlig bild är den inköpsprocess som offentliga köpare agerar i enlighet med bra att utgå från och dessutom viktig för dig att förstå.

Inköpsprocessen

Inköpsprocessen spänner över flera år och omfattar alla delar i er säljprocess. Från upphandlarens perspektiv har det skett stora förändringar i och med att man numera omfattar hela anskaffningen i sin process. Tidigare låg fokus enbart på själva upphandlingen. Det här perspektivskiftet är något du kan använda dig av som leverantör till den offentliga sektorn. Inköpsprocessen omfattar allt från de strategiska målen, behoven som uppstår, upphandlingen av dessa, till användning av det som har upphandlats och förvaltning av avtalen. Dina möjligheter att göra goda affärer har ökat väsentligt. Dörrarna som du har bankat på, som tidigare varit stängda, är nu öppna.

Inköpsprocessen, en snabbgenomgång

Klicka på länken om du vill läsa mer ingående om varje fas! https://www.upphandlingsmyndigheten.se/organisera/strategiskt-inkopsarbete/ 

Bild 4. Inköpsprocessen

Zon 1, Förberedelsefasen

En upphandlande myndighet har ett strategiskt mål med sin verksamhet och för att kunna uppfylla målet behöver man till exempel köpa en vara eller tjänst. Myndigheten planerar, samråder internt och externt och tillsätter en projektgrupp med alla kompetenser som behövs. I de bästa av världar har de ett aktivt utbyte med er på leverantörsmarknaden. De analyserar och kartlägger noga behovet. Den här delen i processen brukar ta mycket kalendertid i anspråk. Särskilt när det handlar om en IT-tjänst eller en större entreprenadupphandling. 

Agera proaktivt

Här har ni stora möjligheter att vara med och påverka. Blir ni inte inbjudna – bjud in er själva. Upphandlarna kallar det för tidig dialog. Ett proaktivt agerande från din sida kan väcka intresse för er. Det kan etablera tillit som gör att de berättar mer och förhoppningsvis ger svar på frågorna om vad och hur de ska utvärdera upphandlingen. Var aktiv i denna fas, i ”presale-processen”, se bild x nedan, med marknadsföring, göra affärsanalys, inhämta marknadskunskap och kundanalys. Det finns mängder av event, seminarier, träffar, media som skriver om offentliga inköp. Arenor där du kan bjuda på din kunskap för att påverka dina möjligheter till en god offentlig affär. Ett tips är att tänka igenom var du vill delta och hur du kan använda din tid mest effektivt.

Zon 2, Upphandlingsfasen

Nu är det match – dags att gå till upphandling. UM behöver här stanna upp och välja förfarande för sin upphandling. Det finns olika typer av upphandlingsförfaranden, se nedan. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som väljs, såsom tidsfrister, om man får förhandla eller inte, vilka delar i processen som omfattas. De flesta upphandlande myndigheter upphandlar enligt LOU. Reglerna skiljer sig mellan de olika lagarna, så ta reda på vilken lag de upphandlar i enlighet med. Först tas kravspecifikationen fram. Alternativt, om det handlar om en funktion som till exempel en IT-tjänst, beskrivs funktionen och målet som ska uppnås. När upphandlingsunderlaget är klart annonseras upphandlingen. Efter det kommer anbudsöppning, kvalificering, prövning, utvärdering och tilldelning. Ibland överprövas upphandlingen och det är i detta skede av processen. Om ingen överprövning sker, skrivs avtalet efter den 10 dagar långa avtalsspärren.

Det finns flera olika upphandlingsförfaranden – det vill säga olika sätt som den upphandlande myndigheten kan utföra upphandlingen på. Valet beror på avtalets värde, om det är en tjänst som ska upphandlas och vilken typ av tjänst som avses. Upphandlingsförfarandena till vänster är styrda av upphandlingslagarna. Direktupphandlingsförfarandet är mindre styrt. Många affärer startar med en direktupphandling. Här har du friheten att ha dialog och prata om upplägget för leveransen. Funktionsupphandling är högaktuellt nu. Det innebär att en upphandlande myndighet köper funktionen, resultatet av tjänsten eller produkten, i stället för att detaljstyra med en omfångsrik kravspecifikation som normalt ingår i en upphandling. 

För mer utförlig beskrivning av upphandlingsförfarandena, klicka på länken https://www.upphandlingsmyndigheten.se/upphandla/om-upphandlingsreglerna/Upphandlingsforfaranden/

För exakta tröskelvärden (belopp) 2019 för de olika upphandlingslagarna, klicka på länken https://www.upphandlingsmyndigheten.se/upphandla/om-upphandlingsreglerna/Upphandlingsforfaranden/troskelvarden/

Andra alternativ

Ett annat intressant sätt att göra inköp är dynamiska inköpssystem. Dynamiska inköpssystem kan användas för återkommande köp av varor, tjänster eller byggentreprenader. Här vill man utnyttja konkurrensen på bästa sätt och få bästa pris vid varje tillfälle. Ofta handlar det om produkter som köps ofta och att det sker i någon form av elektronisk process i ett upphandlingssystem.

Man kan också göra projekttävlingar och använda elektroniska auktioner som en del av upphandlingen.

Läs mer om dessa alternativ på Upphandlingsmyndighetens webbplats, https://www.upphandlingsmyndigheten.se/upphandla/om-upphandlingsreglerna/Upphandlingsforfaranden/ 

Agera proaktivt

När du förstår de olika typerna av upphandlingsförfaranden kan du lättare förstå din blivande kund och kanske också vara med att föreslå lämplig upphandlingsform. Det sker i första delen av processen, när du pratar med den upphandlande myndigheten innan upphandlingen har startat, i den så kallade tidiga dialogen.

Kom ihåg att det finns ett maxbelopp för direktupphandlingar. Är köpet större än maxbeloppet räknas det som en otillåten direktupphandling och kan leda till avbrutna leveranser och upphandlingsskadeavgift för den upphandlande myndigheten. Består uppdraget av olika delar, kanske det är olika direktupphandlingar. Är de en helhet bör ett annat upphandlingsförfarande väljas för att du ska få ut värdet av din insats i införsäljning.

Prata med kunden och kolla om funktionsupphandling är en lämplig väg att gå. Där får du mycket större frihet att sälja och leverera på “ditt” sätt. Med en vanlig upphandling med 15 sidor kravspecifikation är ni mycket mer styrda och kan inte föreslå förbättringar eller förändringar i upphandlingsdokumenten, även om de är helt solklara.

Se till att alla inom företaget är med på att det är match. Se till att den som undertecknar anbudet är på plats och kolla om er leveransmodell behöver justeras. Vem gör det och vem räknar ut det nya priset? Kvalitetssäkring är också viktigt att ha utrymme och resurser för.

I nästa del kommer vi att beskriva upphandlingsprocessen mer i detalj. Där lyfter vi bland annat den viktiga utvärderingsmodellen: tilldelningsbeslutet – domslutet om vem som vann och även hur man överklagar domslutet.

Zon 3, Realiseringsfasen

När avtalet är undertecknat, då är det full fart framåt enligt er säljprocess. Det är i denna del av inköpsprocessen som affären realiseras – när kunden beställer varor eller ni installerar tjänsten. Införandet/implementeringen av varorna eller tjänsten är med största sannolikhet reglerat i avtalet. Då vet ni vilka personer ni ska boka möten med och hur införandeplanen ser ut. Många upphandlingar innehåller också en samverkansmodell, som beskriver hur ni ska samverka under avtalstiden. Under denna fas är ni helt fria i hur, och med vem, ni kommunicerar med kunden. 4 år är en vanligt förekommande tidperiod för realiseringsfasen. I slutet av denna påbörjas ofta en ny upphandling, förutsatt att leveransen bestått i ett återkommande behov.

Agera proaktivt

Detta är er tid att sälja, ni har vunnit matchen! Om du inte blir inbjuden till möten – ta eget initiativ. Ni behöver prata om hur informationen om ert avtal ska spridas, lära känna människorna, så att ni blir en del av kundens verksamhet. Mer om detta i nästa del av handboken.

Inköpsprocess och säljprocess

För att förtydliga spelplanen, så här kan det se ut när inköps- och säljprocesserna möts. Med kunskap om inköpsprocessen, blir det enkelt för er att anpassa säljprocessen så att ni gör rätt saker i rätt tid.

Bild 5. Upphandlingen i sitt sammanhang

Den här modellbeskrivningen av den offentliga affären är delvis framtagen av en av grundarna till DoubleCheck och finns definierad på Wikipedia (infoga not med länk) med tillhörande White paper som en beskrivning av hur marknaden hänger ihop och fungerar. Det som visualiseras i bilden är de tre faserna som en offentlig affär består av. Både utifrån köparens beslutsprocess och utifrån leverantörens möjlighet att påverka sin egen affär. Det viktigaste i modellen är att öka förståelsen för de som gör affärer på den offentliga marknaden att göra förberedelser inför upphandlingen och aktivt bedriva ett säljarbete efter själva upphandlingen. Dessa faser är alltså betydligt mer omfattande än själva upphandlingen. Både utifrån tidsaspekt och möjligheterna att påverka. Påverkanspilarna går ned mot noll i samband med att upphandlingsannonsen publiceras för att sedan öka igen när avtalet är på plats.

Vi kan likna det vid ett väl avvägt anfall som istället för mål slutar i en straffspark. Taktiken att ta sig fram till ett farligt läge valdes innan matchen började. Genomförandet att ta sig till straffområdet görs av spelarna som har kunskap om förutsättningarna och tar vara på tillfällena. När domaren väl blåst är det som att upphandlingen är fastställd och annonserad. Alla väntar spänt på vem som ska slå straffen. När denne väl är utsedd (tilldelad) är avtalet klart och det är dags att göra affärer på avtalet. Har man inte tränat för detta, läst in sig i hur målvakten agerar kommer man sannolikt missa affären även om man vunnit avtalet. Det gäller därför att ta vara på tillfället när avtalet väl är på plats och på ett säkert sätt skjuta bollen i mål och ta emot publikens jubel!

Modellen förklarar, liksom Inköpsprocessen från Upphandlingsmyndigheten, också att nya inköpsprocesser egentligen börjar så fort ett avtal är upprättat och första affären är gjord. Analysen av den nyss genomförda upphandlingen, utfallet på avtalet både i kvalitet, affärsvärlden som avtalstrohet är alltså faktorer som är av intresse för både köpare och säljare. Dessa ligger sedan till grund för kommande upphandlingar.

I modellen finns det också en tydlig gränsdragning, den röda linjen, för affärer som görs via direktupphandling och de som görs via annonserade upphandlingar. För att överhuvudtaget komma ifråga för en direktupphandling måste köparen veta om att du som leverantör existerar. De måste också veta vad ni kan leverera. Om ni dessutom investerar lite tid i att förklara vad som är viktigt att tänka på när man köper in en vara eller tjänst från er bransch stärker ni uppfattningen om er. Då går ni från att bara vara igenkänd till att bli en erkänd leverantör.

  • 06 juli

Affärsförberedelser

Företag som vill sälja till offentlig sektor tycker ofta att det är för krångligt. Kanske till och med för krångligt för att vara värt det. Men vad är det som är problemet? Och hur kan du arbeta för att skapa den säljsituation som du vill ha?

Lär dig hur offentlig upphandling fungerar

Har du bestämt dig för att ha offentliga sektorn som kund? Då behöver du först skaffa dig förståelse och kunskap, och du behöver kunna omsätta det till handling! När du förstår spelet, vet hur spelplanen ser ut och kan reglerna kan du flytta fram dina positioner och skapa den säljsituation du önskar.

De flesta företag gör affärer på den privata marknaden. Den offentliga kunden behöver hanteras lite annorlunda då den är styrd av upphandlingslagarna. Skillnaden mellan privat och offentlig marknad kan jämföras med skillnaden mellan fotboll och ishockey: de är båda sporter, men med helt olika spelplaner och regler. I fotbollen finns inte icing medan ishockeyn kräver utrustning som inte behövs i fotbollen. När du gör affärer på den offentliga marknaden, behöver du tänka likadant. Precis som på den privata marknaden handlar det om att sälja, ibland kanske samma produkter på båda marknader. Men precis som med fotbollen och hockeyn, är det olika regler och förutsättningar som gäller.

När du ger dig in på den offentliga marknaden finns det mycket du kan göra för att undvika att spela hockey när du ska spela fotboll. För att hålla oss till liknelsen. 

Spelreglerna

Lagen om offentlig upphandling, LOU, är skriven för dig som leverantör. Det kanske inte känns så, men det var en av avsikterna. Huvudsyften med lagen är att affären ska gå rätt till, att den ska vara rättvis och att den sker i konkurrens.

Fram till 1994 bestämde svenska myndigheter själva hur de ville att offentlig upphandling skulle gå till. Inträdet i EU förändrade spelplanen. EG-rätten är nu styrande och Sverige har bearbetat de frivilliga delarna och tagit fram den nationella lagstiftningen. Principerna, beskrivna nedan är dock ej förhandlingsbara. De gäller i hela processen, för samtliga offentliga inköp.

Nu gällande lag, eller rättare sagt lagar är:

UHM Vägledning för leverantörer: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/verktyg/publikationer/lagen-om-valfrihetssystem-lov-vagledning-for-utforare/

Andra viktiga lagar som påverkar hur de offentliga affärerna görs:

Offentlighetsprincipen, 2 kap Tryckfrihetsförordningen (1945:105) och

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Sekretess för affärshemligheter, 31 kap 16 och 17 §§

Dessa lagar reglerar hur och vad som är offentlig handling i upphandlingsärendena och hur du kan begära ut information. Här beskrivs också vad som kan sekretessbeläggas i ett anbud och hur bedömning av dessa yrkanden görs av UM. 

De fem grundpelare som lagarna vilar på är EU-gemenskapsrättsliga principerna för offentliga inköp:

  • Principen om icke-diskriminering Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av nationalitet eller verksamhetsort. Alla leverantörer ska ha samma möjlighet att leverera.

  • Principen om likabehandling Alla leverantörer ska behandlas lika och få samma förutsättningar. Information är ett bra exempel. Alla ska få samma information, så att inte någon av leverantörerna får ett bättre läge än de andra.

  • Proportionalitetsprincipen Kraven som ställs i upphandlingen ska ha ett naturligt samband till och vara i rimlig proportion med det som upphandlas.

  • Principen om öppenhet  Allt kring upphandlingen ska vara transparent, öppet och förutsägbart. Till exempel ska utvärderingsmodellen vara så tydlig att du kan räkna dig fram till hur ditt anbud kommer att värderas.

  • Principen om ömsesidigt erkännande Intyg och certifikat som har utfärdats av en EU/EES-medlemsstats behöriga myndigheter ska accepteras också i övriga EU/EES-länder.

Tips! 

Ha principerna så att du ser dem. Lär dig dem och vad de innebär. De är mycket bra att använda som underlag när du pratar med kunden. Om något är oklart, be kunden beskriva hur det hänger ihop med principerna. Om du överväger att överpröva en upphandling är principerna en bra mätare och vägledare för ditt beslut. 

Statement och styrande dokument

 

Styrande dokument

Upphandlande myndigheter har flera internt styrande dokument som du kan ta del av. Till exempel inköpspolicy, inköpsstrategi, direktupphandlingsriktlinjer, miljöpolicy och så vidare. När du har valt ut vem du vill ha som kund, begär ut relevanta delar av dessa handlingar från den upphandlande myndigheten eller sök på deras webb. 

 

Agenda 2030

Agenda 2030 är en agenda för förändring mot ett hållbart samhälle. Den innehåller 17 mål. Målen 3–15 och även 17 är relevanta för offentlig upphandling. Hållbarhetsmålen täcker områdena att uppnå jämställdhet och insatser för att motverka klimatförändringar. En delegation har lämnat förslag på hur det ska gå till i en handlingsplan. Av den framgår det bland annat att de statliga myndigheterna ska ges i uppdrag att aktivt ställa hållbarhetskrav vid offentlig upphandling. Andra förslag är att myndigheter ska bana väg för mindre kommuner genom att utveckla metoder och öka avtalssamverkan mellan kommuner så att man kan dela resurser. Sveriges Kommuner och Landsting ska ge tips och exempel på hur kommuner kan upphandla för att minska klimatpåverkan. Upphandlingsmyndigheten ska ge mer stöd.

 

Vad innebär då detta för dig?

Det kommer att bli mer fokus på hållbarhet och då främst för att motverka klimatpåverkan. Krav kommer att ställas i upphandlingarna på att produkterna och tjänsterna som köps leder till en hållbar miljö. Samtidigt råder det mycket osäkerhet hos upphandlande myndigheter hur man kan och får göra. Det leder till att man inte kommer att våga ställa så höga krav. Här kan du som företag visa vägen genom att visa hur era produkter och tjänster leder till ett hållbart samhälle.

https://www.regeringen.se/regeringens-politik/globala-malen-och-agenda-2030/

Nationella upphandlingsstrategin

2016 offentliggjorde regeringen Den nationella upphandlingsstrategin. Strategin togs fram för att i första hand myndigheter ska kunna utveckla sitt arbete med strategiska inköp. Den består av 7 inriktningsmål: 

  1. Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär.

  2. Effektiva offentliga inköp.

  3. En mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens.

  4. En rättssäker offentlig upphandling.

  5. En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar.

  6. En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling.

  7. Offentlig upphandling som bidrar till ett socialt hållbart samhälle.

Vill du läsa strategin i sin helhet finns den här https://www.regeringen.se/informationsmaterial/2016/06/nationella-upphandlingsstrategin/

Hur påverkar upphandlingsstrategin dig?

Offentlig upphandling är en viktig pusselbit för att utveckla verksamheten och tillhandahållandet av en vidareutvecklad välfärd. Strategin öppnar för ett närmare samspel med leverantörsmarknaden. Livscykelkostnad har lyfts fram och sannolikt kommer man att ställa krav på att leverantören ska presentera sina produkter och tjänster ur ett livscykelkostnadsperspektiv. Man går lite längre än lagens syfte med väl fungerande konkurrens och vill tydliggöra möjligheterna till interaktion och dialog för att få med leverantörsperspektivet i upphandlingarna. Med ökat fokus på rättssäkerheten är tanken att tilliten till offentliga inköp ska öka. Ett sätt att skapa detta är via avtalsuppföljning. Där finns det stor utvecklingspotential hos upphandlande myndigheter. Era idéer och er kompetens kommer att tillvaratas på ett bättre sätt genom tidig dialog, krav på funktion istället för på specifika lösningar och innovationsupphandling. Nya typer av krav inom social hållbarhet har börjat ställas såsom etiska krav, krav om skäliga arbetsvillkor och sysselsättningsfrämjande krav. Idéburna sektorns medverkan som anbudsgivare får ett tydligare fokus. Det är viktigt att känna till eftersom dessa organisationer kanske konkurrerar på andra villkor. Därmed ges det möjlighet till egna upphandlingsregler för denna nisch. 

Spelet i stort och spelstrategi

Det krävs mycket förberedelser och träning för att vinna de matcher som upphandlingar är. Den offentliga affären har många intressenter. Det handlar om massor med pengar – nästan 20 procent av landets BNP varje år.

Det är många leverantörer som vill göra affärer med den offentliga sektorn. Upphandlingslagarna reglerar hur avtalen kommer till i den så kallade upphandlingsprocessen. Vi beskriver lagarna mer ingående i avsnittet "Spelreglerna" och processen mer ingående i avsnittet X .

I lagen om offentlig upphandling (LOU) kallas upphandlande myndigheter för den offentliga sektorn. De som måste upphandla enligt lagen om offentlig upphandling inkluderar

  • statliga och kommunala myndigheter,

  • landsting och regioner, 

  • de flesta kommunala bolag och även en del statliga,

  • offentligt styrda organ som föreningar och stiftelser.

För enkelhetens skull kommer vi att från och med nu kalla alla dessa för bara upphandlande myndigheter. Värdet på deras totala inköp överstiger långt över 800 miljarder kronor per år. Då räknar vi inte ens in de kommunala och statliga bolagens inköp. Värdet i bilderna nedan (Bild 1, 2, 3) består av inköp som görs av kommuner, landsting/Regioner och myndigheter. Inköpen gör de från över 200 000 unika leverantörer. Cirka 75 procent av dessa bolag gör affärer under 100 000 kronor per år. Dvs att det finns många mindre affärer som görs utan att det görs en annonserad upphandling. Det här kallas för direktupphandling. För många är det en första väg in på den offentliga marknaden.

Bild 1.

Bild 2.

Bild 3.

Källa: DS Insikt (Dagens Samhälle Insikt)

Ökat intresse

Intresset för offentlig upphandling har ökat i samhällsdebatten. Flera exempel har lyfts fram, bland annat av Uppdrag granskning, på hur skattemedel har slösats bort i offentliga affärer. Ofta har detta slös berott på okunskap och dåliga rutiner. Samtidigt pratar man även mer om hur den offentliga upphandlingen kan användas som strategiskt verktyg. Ett sätt för myndigheter att inte bara köpa in de varor och tjänster de behöver, utan även ett sätt för dem att uppnå sina politiska mål och uppdrag. De senaste åren har det bland annat varit fokus på miljö, sociala villkor, innovation och hur man kan öka andelen anbud från små och medelstora företag.

Några områden som det är mycket fokus på är digitalisering, dialog, innovation, sociala krav och hållbarhet. 

  • Digitaliseringen av samhället är beroende av väl gjorda upphandlingar med rätt innehåll. För att upphandlingarna ska bli bra, behöver du som leverantör bidra mer än ni gjort tidigare. Ni behöver visa vägen, för ni kan era produkter bättre än någon annan. Detta sker vanligtvis via dialog och särskilt sk tidig dialog, där ni är med och påverkar utformningen av produkten eller tjänsten. 

  • Kapitel D ägnas helt och hållet åt ämnet dialog, när och hur det kan ske. Historiskt har upphandlarna inte vågat eller tagit sig tid prata med leverantörsmarknaden. De senaste fem åren har det svängt och nu lyfts dialog fram som viktigt och nödvändigt för den goda affären.

  • Innovation är verkligen i ropet, att man vill utveckla verksamheterna genom att tänka nytt och bjuda in er för att bidra med era nya idéer och typer av varor och tjänster.

  • Sociala krav och hållbarhet har funnits på agendan i många år. I och med Agenda 2030, mer om det nedan, har det åkt högre upp på listan igen över viktiga krav som kan ställas i en upphandling i syfte att uppnå verksamhetens mål. 

Spelstrategi och taktik

Målet är att vinna matchen, att vinna upphandlingen, för att få ett avtal så att du kan sälja dina varor och tjänster till den offentliga kunden. För att kunna bestämma strategi och taktik behöver du kunskap om både spelet, spelarna och reglerna.

När du är ny på marknaden känner inte så många till dig. Då behöver du visa att du finns, så att du blir inbjuden till dialog inför upphandlingarna. Här är din marknadskommunikation viktig. 

Fundera också på hur du vill sälja dina varor och tjänster. Är det viktigt att du har avtal direkt med kunden eller är det okej att du levererar via ett företag som har ett avtal? Det kan vara en möjlighet om du har tidsbrist eller inte har tillräcklig kapacitet för att själv delta i upphandlingen. Ibland är kraven på leverantören högt satta och då kan man gå ihop med flera andra för att klara kapacitetskraven.

Tips!

  • Visa att du finns!

  • Lär dig hur allt fungerar för att lättare kunna välja taktik. 

  • Agera proaktivt i varje del av processen.

  • Offentliga affärer är just offentliga. Offentlighetsprincipen ger dig möjlighet att göra en omfattande kartläggning av både kunder och motståndare. Ta den möjligheten! Se till att du har all information genom att göra marknadsanalyser, konkurrentanalyser, affärsanalyser etc så att du kan göra medvetna affärsval för ditt företag.

Fördelarna med att ha en offentlig kund

Ni är vana vid att göra affärer på den privata marknaden. Som vi redan har nämnt är det andra spelregler att förhålla sig till på den offentliga marknaden. Men ur det större perspektivet ser inköpsprocessen ut på ungefär samma sätt på den privata och den offentliga sidan – planera, upphandla och skriva avtal.

Vad är då fördelarna med att göra affärer i den offentliga sektorn?

  • Avtalen sträcker sig ofta över en längre tid

  • Den offentliga sektorn är betalningssäker och mindre konjukturkänslig

  • Alla leverantörer ska behandlas objektivt

  • Alla offentliga affärer offentliggörs.

  • Alltid rätt att delta som leverantör.

  • Det är tydligt vad som kommer att bedömas i anbudet. Det som är skrivet gäller.

Myter

Det finns många myter och hörsägner kring offentliga affärer. Vad ska man tro på, som Thomas Di Leva sjunger? I broschyren Sex myter om dialog i upphandling har Upphandlingsmyndigheten sammanställt sex sådana myter ur köparens synvinkel.

De myterna säger att en upphandlare

  • inte bör prata med leverantörer när en upphandling ska påbörjas

  • måste bjuda in alla leverantörer i Sverige eller Europa om man anordnar ett möte.

  • inte får prata i enrum med en leverantör.

  • inte får tala om när en upphandling ska annonseras.

  • Inte får svara på frågor om förfrågningsunderlaget under annonseringstiden.

  • Inte ska belasta leverantörer med dialog inför en upphandling – de har för mycket att göra för att hinna svara på frågor.

Det finns alltså en hel del förvirring bland beställarna av de offentliga upphandlingarna kring vad man får och inte får göra. Särskilt när det gäller dialog där det inte är så strikt som myterna påstår. Har du en fråga? Ställ den! Så att du kommer vidare i din proaktiva process, anbuds- eller säljprocess. Kom ihåg att det inte är säkert att den som är anställd i offentlig sektor vet om alla spelregler eller för delen har rätt. Skulle ni ändå få ett svar som ni inte förstår – testa att ställa frågan till Upphandlingsmyndighetens Frågeportal.

Finns det myter även hos företagen? – Så klart att det gör! 

Myt: När man har vunnit upphandlingen har man gjort affären

Fakta: Affären börjar hos verksamheten genom att de har ett behov. Ju mer kunskap du har om kunderna, desto bättre förutsättningar har du för att skapa din affär. När avtalet är klart, så börjar själva säljaktiviteterna.

Myt: Man får inte påverka köparen

Fakta: Man får prata med, informera, demonstrera, visa köparen före och efter upphandlingen. Detta är en av de viktigaste aktiviteterna du kan göra: att visa kunden hur du kan förbättra deras verksamhet. Under själva upphandlingen råder absolut sekretess, förutom möjligheten att ställa frågor och få dessa besvarade.

Myt: Beställaren får inte prata med leverantören

Fakta: Före upphandlingen och efter upphandlingen är kommunikationen fri. Agera i enlighet med principerna (se kommande avsnitt) så är du säker.

Myt: Processen är krånglig och alla affärer görs via upphandling.

Fakta: För den som inte är insatt kan det upplevas krångligt. Fokusera på din säljprocess och låt upphandlaren ansvara för processen och guida dig genom LOU. Många affärer görs utan upphandling X. Man finner möjligheter i tillåtna direktupphandlingar eller förhandlade upphandlingar utan föregående annonsering - när det endast finns en leverantör (läs mer om dessa nedan).

Myt: Leverantörer till offentlig sektor är seriösa eftersom de alltid kontrolleras

Fakta: Det stämmer tyvärr inte. Många upphandlare använder sig endast av en kreditkontroll eller stämmer av mot Svensk handels varningslista för att säkerställa att leverantörerna är seriösa. Detta är såklart inte tillräckligt men idag finns det ingen sk ”Black list” att slå mot. Lagen har dock utvecklats så att det numera är lättare att utesluta en leverantör om den ej är seriös, bara man kan bevisa det.

Myt: Det är alltid lägsta pris som vinner

Fakta: I en lägsta-pris-upphandling har man förmodligen ställt höga krav på kvalitet, så att vem som än vinner är bästa leverantören. Självklart vill man ha leveransen till bästa pris. 

Spelarna

Nu har vi kommit fram till spelarna – de som gör affären, de som ser på, de som dömer vad som är rätt och fel och de som har lagt en insats på matchen, medborgarna. Det är bra att känna till vilka de är och hur de interagerar med varandra.

De två lagen som gör affären är den upphandlande myndigheten och alla leverantörer. Vad är viktigt att tänka på för att lära känna lagen så bra som möjligt?

 

Lag 1 – Den offentliga sektorn

I Sverige har vi

  • 346 statliga myndigheter 

  • 21 regioner

  • 290 kommuner

De utgör den offentliga sektorn och därmed den offentliga marknaden. Politiken styr via regleringsbrev och förordningar och ställer krav på myndigheter, kommuner och landsting. Kompetensen om offentliga affärer börjar öka hos politikerna. Det är en förutsättning för att det ska bli en framgångsrik hantering – uppfyllandet av politiska mål genom offentliga inköp. Upphandling har utvecklats att ses som ett verktyg för att uppfylla politiska mål. Tjänstemännen omvandlar de politiska målen till verksamhetsmål, behov som till stor del uppfylls via upphandlade varor och tjänster. Huvudbeställaren är den som är verksamhetsansvarig. Denne ger upphandlaren i uppdrag att genomföra en upphandling enligt huvudbeställarens önskemål. Ibland skojar man och säger att antalet (delegerade) beställare hos en upphandlande myndighet är lika många som antalet anställda. Det stämmer inom många organisationer. Utvecklingen har dock styrt upp det genom att upphandlande myndigheter numera ofta använder elektroniska beställningsstöd, så att många får beställa, men endast från ett visst utvalt sortiment. Det är viktigt att ha koll på vilka som är ansvariga för avtalet och vilka som är de största beställarna/avroparna.

Detta lag har många typer av spelare.

En utmaning hos upphandlande myndigheter, som är en möjlighet för er, är resursbristen. Inom de upphandlande enheterna och myndigheterna har man inte tillräckligt med resurser för att utveckla inköpsprocessen så som man borde eller vill. När man inte riktigt vet vad man ska upphandla, upphandlar man ändå. Kompetensen för hur man kan uttrycka sina behov och kravställning av beställarna i verksamheten behöver ökas. Alternativt att ni leverantörer får möjlighet att komma närmare så att ni får visa hur ni kan lösa den utmaning kunden har. Verksamhetsmålen ska uppnås och inköp är en möjliggörare, om man använder det på rätt sätt. Här finns stor utvecklingspotential.

I och med att det är den offentliga marknaden är det mesta av informationen också offentlig och tillgänglig för alla. Detta är riktigt bra för dig som leverantör. Du kan lätt få tillgång till all den information du behöver för att förbereda din affär och säljprocess. Du kan göra det själv genom att begära ut den (se följande exempel på hur du kan beskriva din rätt att få ut informationen) – tänk på att den som ska lämna ut informationen måste sekretesspröva. Dvs om informationen på något sätt kan medföra skada för det bolag eller person som informationen handlar om. Men även ett sådant beslut kan överklagas och då gör man det till Kammarrätten. Alternativet är att du köper tjänsten. Några exempel på information som kan begäras ut för att användas som beslutsunderlag är:

  • Organisation, roller, personer

  • Affärsvärde och typ av köp per område och leverantör, typ av avtal/upphandling

  • Avtal och leverantörer

  • Affärskalender

  • Marknadsanalys och kundanalys

Tips!

Lär känna din kund. Se till att ha rätt taktik i rätt fas gentemot respektive kund. Deras spelsätt skiftar beroende på om de är politikerstyrda eller tjänstemannastyrda. Vilken typ av slutkund de har påverkar också agerandet.

Utvecklande kundresonemang 

Du väljer vilka kunder du vill göra affärer med. För att ta reda på det behöver du både veta vart ni som företag är på väg och ha en tydlig bild av kunderna.

Har ditt företag en stabil grund med en vision, tydliga mål och värderingar? Det underlättar när ni ska ta ställning till om ni ska gå in i en affär eller ej. Är alla medarbetare uppsjungna? Vet de vad de ska göra och hur den offentliga marknaden fungerar? Om inte är det bra att utbilda dem så att de vet hur processerna fungerar. Det skapar trygghet hos kunden när de märker att ni vet vad ni pratar om. Upphandlare är ordkänsliga, så lär er deras språk.

Hur kan man lära känna kunden bättre, förutom genom marknadsanalysen och kundanalysen? Ett komplement är att använda två modeller, som även inköpsorganisationer använder i sitt strategiska inköpsarbete. De är Bostonmatrisen och Kraljics matris.

Kraljics matris är mycket användbar. När den används för att bedöma leverantörer ser den oftast ut så här:

Bild 8: Kraljics matris Källa: http://inipedia.se/strategi/leverantorsbedomning/

Den ger er information om hur viktiga ni är för kunden. Är ni lätta att byta ut eller står ni för ett stort värde och hög leveransrisk och är mycket viktig för kunden?

Ta reda på vilken typ av leverantör ni är och vill vara för era kunder. Gör ni denna hemläxa får ni också koll på era konkurrenter. Att leverera strategiska produkter medför också ofta att ni är en strategisk leverantör. Det innebär sannolikt att ni kommer att ha fler möten med kunden på strategisk nivå. Det i sig är en möjlighet för att få ökad förståelse för kundens totala behov och deras framtidsplaner. 

För att komplettera bilden byter vi synsätt och ser på er som leverantör med kundens ögon. Då är Bostonmatrisen bra att använda.

Bild 9: Bostonmatrisen Källa alt Ulrikas bild

Om kunden är en stjärna får den mycket uppmärksamhet av er och uppmärksamhet vill ju alla ha. Om de däremot känner sig som en byracka och får ett samtal då och då av en trött säljare? Ja, det säger sig självt, en sådan leverantör vill man inte ha. Hur vill du att dina kunder ska känna sig? Även om man inom offentlig sektor oftast får ha 4-årsavtal och att det är upphandlingen som avgör vem som får anbud, är relationer viktiga. Särskilt när det oönskade inträffar, till exempel en stor leveransförsening.

Lag 2 – En leverantör som är redo 

Alla företag har möjlighet att delta i de offentliga affärerna, både inom landet och övriga världen. Ditt företag är en av många potentiella säljare. Därför är det viktigt för dig att ha en organisation och struktur som är redo för den offentliga affären och allt var det innebär under hela processen. Detta gäller även om organisationen bara består av en person. Så är det viktigt att agera på lite olika sätt beroende på vad man ska göra och vem man ska kommunicera med samt när i processen.

Hur ser era strategiska beslut ut och är de kommunicerade i organisationen? Här är ett exempel på en strategi hos en leverantör som precis valt att gå in på den offentliga marknaden. 

Strategiska vägval

  • Att växa genom den offentliga affären

  • Vara reaktiva istället för proaktiva

  • Bättre beslutsunderlag genom uppföljning och faktiska värden

  • Rätt resurser

  • Aktivare marknadsnärvaro

Er marknads- och säljorganisation vet vad det innebär att göra affärer med offentlig sektor. Ni har gjort marknads-, affärs- och kundanalys. Ni har klart för er vad som leder till go/no go för affär. Anbudsteamet är utsett, nätet av underleverantörer är aktuellt och leveransresurserna är säkrade. Ni vet hur ni vill uppfattas som leveranspartner och vad ni vill ge till kunden. Ni är redo för match!

Domare

Det finns både tillsynsmyndighet och domstol på den offentliga marknaden. Tillsynsmyndigheten är Konkurrensverket`. Deras uppdrag är att se till att upphandlande myndigheter följer regelverket. De kan föra talan i domstol om otillåtna direktupphandlingar med en upphandlingsskadeavgift för upphandlande myndigheter som följd. Förvaltningsdomstolen, kammarrätten och högsta förvaltningsdomstol är instanserna som dömer upphandlingsärenden. Det kostar för närvarande inte något att ansöka om överprövning, men kostnaderna för parterna kan bli mycket stora över tid då det ofta är en lång process att överpröva en upphandling. Det pågår en utredning kring överprövning, så reglerna kan komma att ändras.

Coach – stöd och bollplank

 

Det finns även en hel del intressenter i offentlig upphandling, som ger olika former av stöd. De som har fått uppdrag av regeringen att agera stöd är: 

Hos dessa myndigheter finns också en hel del statistik som bland annat visar antalet anbud per upphandling i olika branscher, antalet överprövningar med mera. I princip kan du alltså använda dessa underlag som en oddsindikator på vinstchansen du har genom att delta i matchen. 

Förutom dessa två myndigheter har flera av inköpscentralerna ett stöd för att hjälpa både köpare och leverantörer i att skapa bättre offentliga affärer. Några exempel är:

Andra intressenter som är engagerade i den offentliga upphandlingens utveckling;

  • Svenskt Näringslivs vision "Företagsamma människor och konkurrenskraftiga företag i gemenskap leder Sverige till ökat välstånd". De arbetar för att alla företag i Sverige ska ha bästa möjliga förutsättningar. https://www.svensktnaringsliv.se/ 

  • Almega, intresseorganisation för tjänsteföretag, https://www.almega.se/

  • Företagarna, driver utvecklingen för ett bättre företagarklimat, så att företagare får rätt förutsättningar för att kunna utveckla sin verksamhet och nå sina mål. https://www.foretagarna.se

Det finns en mängd konsultföretag som både erbjuder olika typer av tjänster alltifrån utbildningar, stöd att skriva anbud, hjälpa till med dialoger och innovation, juridiskt stöd, annonsförmedling och affärskalender. www.upphandlarsverice.se

 

Publiken

Medborgarna, som är slutkunden på den offentliga marknaden, utgör största delen av publiken. Konkurrerande företag är såklart också intresserade av att se hur det går – de läser av spelet och lär sig tills det är deras tur att spela match. Senaste åren har intresset för offentliga upphandlingar ökat i media. Det hänger ihop med att upphandling ses som ett verktyg i det politiska spelet. Några av de medier som bevakar det som händer på den offentliga marknaden är 

Samspelet Interaktionen mellan alla spelarna underlättas av offentlighetsprincipen. Alla kan ta reda på vad som är på gång och välja om de ska agera eller inte. Det är också fritt att samarbeta, så länge som man inte går för nära konkurrensreglerna om till exempel monopol. För att beskriva hur samspelet kan se ut, utgår vi ifrån exemplet i inledningen. Vilka var inblandade i denna process?

Förberedelsefasen Du som företag har varit väldigt aktiv och kontaktat kunden tidigt. Kommunen tog sannolikt hjälp av en konsult för att genomföra den tidiga dialogen, workshops där du fick delta med er kunskap om hur era tjänster kunde förbättra kommunens verksamhet. Kommunens projektgrupp deltog i både dialog och workshop; projektledare, beställare, upphandlare, IT-kompetens och användare. En konsult med kravställning som expertområde hjälpte till att formulera kraven, vilket blev krav på att leverera en funktion, ett resultat. 

Upphandlingsfasen

Upphandlaren tog hand om upphandlingsarbetet. Det blev förhållandevis enkelt för dig att skriva anbudet. De hade en jurist inkopplad under hela processen, som stöd för den juridiska delen och avtalsskrivningen. Efter tilldelningsbeslutet kände alla anbudsgivare sig sedda, så det blev ingen överprövning. Sannolikt har anbudsgivande leverantörer begärt ut handlingarna, för att se varför de förlorade, så att de kan göra annorlunda vid nästa upphandling.

Realiseringsfasen

Eftersom du hade fått beskriva hur införandet skulle gå till är det i enlighet med era processer. Så ni rullar ut enligt plan. Samverkansmodellen var beskriven i avtalet så det är tydligt vilka roller som gör vad, och uppföljning sker under hela avtalstiden. I denna fas blir kundens verksamhet med beställaren i spetsen aktiv, de som hade behovet från början. När tjänsten är färdigutvecklad blir medborgarna, publiken, involverade. Eftersom det var ett lyckat projekt skrivs det om det i media och andra kommuner kommer på studiebesök för att se om det är något för dem.

Sammanfattning Affärsförberedelser
Förhoppningsvis har din förståelse för och kunskap om den offentliga affären nu ökat. Här är en sammanfattning...