Domare, coach & stöd

Domare

Det finns både tillsynsmyndighet och domstol på den offentliga marknaden. Tillsynsmyndigheten är Konkurrensverket. Deras uppdrag är att se till att upphandlande myndigheter följer regelverket. De kan föra talan i förvaltningsdomstol om otillåtna direktupphandlingar med en upphandlingsskadeavgift för upphandlande myndigheter som följd. Förvaltningsrätten, kammarrätten och Högsta förvaltningsdomstolen är instanserna som dömer upphandlingsärenden. Det kostar för närvarande inte något att ansöka om överprövning, men kostnaderna för parterna kan bli mycket stora över tid då det ofta är en lång process att överpröva en upphandling. Det pågår en utredning kring överprövning, så reglerna kan komma att ändras.

Coach – stöd och bollplank

Det finns även en hel del intressenter i offentlig upphandling, som ger olika former av stöd. De som har fått uppdrag av regeringen att agera stöd är: 

Hos dessa myndigheter finns också en hel del statistik som bland annat visar antalet anbud per upphandling i olika branscher, antalet överprövningar med mera. I princip kan du alltså använda dessa underlag som en oddsindikator på vinstchansen du har genom att delta i matchen. 

Förutom dessa två myndigheter har flera av inköpscentralerna ett stöd för att hjälpa både köpare och leverantörer i att skapa bättre offentliga affärer. Några exempel är:

Andra intressenter som är engagerade i den offentliga upphandlingens utveckling;

  • Svenskt Näringslivs vision "Företagsamma människor och konkurrenskraftiga företag i gemenskap leder Sverige till ökat välstånd". De arbetar för att alla företag i Sverige ska ha bästa möjliga förutsättningar. https://www.svensktnaringsliv.se/ 

  • Almega, intresseorganisation för tjänsteföretag, https://www.almega.se/

  • Företagarna, driver utvecklingen för ett bättre företagarklimat, så att företagare får rätt förutsättningar för att kunna utveckla sin verksamhet och nå sina mål. https://www.foretagarna.se

  • 15 april

Lag 1

Lag 1 utgörs av den offentliga sektorn

Den offentliga sektorn

I Sverige har vi

  • 346 statliga myndigheter,

  • 21 regioner,

  • 290 kommuner,

  • ca 3 000 offentligt ägda bolag, kommunalförbund och andra typer av offentligt styrda organ.

De utgör den offentliga sektorn och därmed den offentliga marknaden. Politiken styr via regleringsbrev och förordningar och ställer krav på myndigheter, kommuner och landsting. Kompetensen om offentliga affärer börjar öka hos politikerna. Det är en förutsättning för att det ska bli en framgångsrik hantering – uppfyllandet av politiska mål genom offentliga inköp. Upphandling har utvecklats att ses som ett verktyg för att uppfylla politiska mål. Tjänstemännen omvandlar de politiska målen till verksamhetsmål, behov som till stor del uppfylls via upphandlade varor och tjänster. Huvudbeställaren är den som är verksamhetsansvarig. Denne ger upphandlaren i uppdrag att genomföra en upphandling enligt huvudbeställarens önskemål. Ibland skojar man och säger att antalet (delegerade) beställare hos en upphandlande myndighet är lika många som antalet anställda. Det stämmer inom många organisationer. Utvecklingen har dock styrt upp det genom att upphandlande myndigheter numera ofta använder elektroniska beställningsstöd, så att många får beställa, men endast från ett visst utvalt sortiment från antagna leverantörer. Det är viktigt att ha koll på vilka som är ansvariga för avtalet och vilka som är de största beställarna/avroparna.

Detta lag har många typer av spelare.

En utmaning hos upphandlande myndigheter, som är en möjlighet för dig som leverantör, är resursbristen. Inom de upphandlande myndigheterna har man ofta inte tillräckligt med resurser för att utveckla inköpsprocessen på det sätt som man borde eller vill. När man inte riktigt vet vad man ska upphandla, upphandlar man ändå. Kompetensen för hur man kan uttrycka sina behov och hur beställarna i verksamheten kan ställa sina krav behöver ökas. Alternativt att ni leverantörer får möjlighet att komma närmare så att ni får visa hur ni kan lösa den utmaning kunden har. Verksamhetsmålen ska uppnås och inköp är en möjliggörare, om man använder det på rätt sätt. Här finns stor utvecklingspotential.

På den offentliga marknaden är den mesta av informationen också offentlig och tillgänglig för alla. Detta är riktigt bra för dig som leverantör. Du kan lätt få tillgång till all den information du behöver för att förbereda din affär och säljprocess. Du kan göra det själv genom att begära ut information – så kallade allmänna handlingar – men tänk på att den som ska lämna ut informationen måste sekretesspröva. Det vill säga om informationen på något sätt kan medföra skada för det bolag eller person som informationen handlar om. Men även ett sådant beslut kan överklagas och då gör man det till kammarrätten. Alternativet är att du köper tjänsten. Några exempel på information som kan begäras ut för att användas som beslutsunderlag är:

  • Organisation, roller, personer

  • Affärsvärde och typ av köp per område och leverantör, typ av avtal/ upphandling

  • Avtal och leverantörer

  • Affärskalender

  • Marknadsanalys och kundanalys

Tips!

Lär känna din kund. Se till att ha rätt taktik i rätt fas gentemot respektive kund. Deras spelsätt skiftar beroende på om de är politikerstyrda eller tjänstemannastyrda. Vilken typ av slutkund de har påverkar också agerandet.

Lag 2

Lag 2 utgörs av dig som leverantör

En leverantör som är redo 

Alla företag har möjlighet att delta i de offentliga affärerna, både inom landet och övriga världen. Ditt företag är en av många potentiella säljare. Då är det viktigt för dig att ha en organisation och struktur som är redo för den offentliga affären och allt vad det innebär under hela processen. Detta gäller även om organisationen bara består av en person. Då är det viktigt att agera på lite olika sätt beroende på vad man ska göra och vem man ska kommunicera med samt när i processen.

Hur ser era strategiska beslut ut och är de kommunicerade i organisationen? Här är några exempel på strategiska val hos en leverantör som precis bestämt sig för att gå in på offentlig marknad.

Strategiska vägval

  • Att växa genom den offentliga affären

  • Att vara proaktiv istället för reaktiv

  • Bättre beslutsunderlag genom uppföljning och faktiska värden

  • Rätt resurser

  • Aktivare marknadsnärvaro

Er marknads- och säljorganisation vet vad det innebär att göra affärer med offentlig sektor. Ni har gjort marknads-, affärs- och kundanalys. Ni har klart för er vad som leder till Go/No Go för affären. Anbudsteamet är utsett, nätet av underleverantörer är aktuellt och leveransresurserna är säkrade. Ni vet hur ni vill uppfattas som leveranspartner och vad ni vill ge till kunden. Ni är redo för match!

Publiken

Medborgarna, som är slutkunden på den offentliga marknaden, utgör största delen av publiken. Konkurrerande företag är såklart också intresserade av att se hur det går – de läser av spelet och lär sig tills det är deras tur att spela match. Senaste åren har intresset för offentliga upphandlingar ökat i media. Det hänger ihop med att upphandling ses som ett verktyg i det politiska spelet. Några av de medier som bevakar det som händer på den offentliga marknaden är 

Samspel & de olika faserna

Samspelet Interaktionen mellan alla spelarna underlättas av offentlighetsprincipen. Alla kan ta reda på vad som är på gång och välja om de ska agera eller inte. Det är också fritt att samarbeta, så länge som man inte går för nära konkurrensreglerna om till exempel monopol. För att beskriva hur samspelet kan se ut, utgår vi ifrån exemplet i inledningen. Vilka var inblandade i denna process?

Förberedelsefasen

Du som företag har varit väldigt aktiv och kontaktat kunden tidigt. Kommunen tog sannolikt hjälp av en konsult för att genomföra den tidiga dialogen, workshops där du fick delta med er kunskap om hur era tjänster kunde förbättra kommunens verksamhet. Kommunens projektgrupp deltog i både dialog och workshop; projektledare, beställare, upphandlare, IT-kompetens och användare. En konsult med kravställning som expertområde hjälpte till att formulera kraven, vilket blev krav på att leverera en funktion, ett resultat. 

Upphandlingsfasen

Upphandlaren tog hand om upphandlingsarbetet. Det blev förhållandevis enkelt för dig att skriva anbudet. De hade en jurist inkopplad under hela processen, som stöd för den juridiska delen och avtalsskrivningen. Efter tilldelningsbeslutet kände alla anbudsgivare sig sedda, så det blev ingen överprövning. Sannolikt har anbudsgivande leverantörer begärt ut handlingarna, för att se varför de förlorade, så att de kan göra annorlunda vid nästa upphandling.

Realiseringsfasen

Eftersom du hade fått beskriva hur införandet skulle gå till är det i enlighet med era processer. Så ni rullar ut enligt plan. Samverkansmodellen var beskriven i avtalet så det är tydligt vilka roller som gör vad, och uppföljning sker under hela avtalstiden. I denna fas blir kundens verksamhet med beställaren i spetsen aktiv, de som hade behovet från början. När tjänsten är färdigutvecklad blir medborgarna, publiken, involverade. Eftersom det var ett lyckat projekt skrivs det om det i media och andra kommuner kommer på studiebesök för att se om det är något för dem.