Samverkan - Dialogbehov som en trappa

Nivåer av dialogbehov kan beskrivas som en trappa

Engångsleverantör

Vid enstaka mindre köp är behovet av dialog mindre. Kund och leverantör tar beslut över telefon, offert och accept skickas via mejl och varorna levereras. Handlar det om större summor eller mer komplicerad leverans krävs såklart mer dialog.

Direktupphandling

Leverans av engångskaraktär kräver oftast mindre dialog än vid löpande leverans. Men det krävs betydligt mer marknadsföring före för att bli tillfrågad för en direktupphandling.

Upphandling

Affären omfattar mer pengar och resurser. Dialogen före, under och efter är mer påtaglig.

Partnerskap

Om upphandlingen omfattar partnerskap blir dialogen mer intensiv under hela processen.

Innovationsupphandling

Offentligt-privat innovationssamarbete, där ni samarbetar mot ett tydligt utvecklingsmål. Vilket innebär att dialogen ochsamarbetet före upphandlingen blir mycket intensiv.

  • 16 september

Dialog

Dialog är en av de bästa möjligheterna för att skapa framgångsrika affärer med offentlig sektor. De senaste åren har dialogen också fått allt större plats i de offentliga affärerna. Från att ha varit nästan förbjudet till att vara högst välkommet. (Klicka här för att läsa mer)

Lagen om offentlig upphandling och den nationella upphandlingsstrategin (läs mer i första avsnittet Affärsförberedelser) uppmuntrar och förespråkar dialog mellan kund och leverantör. Om de två affärsparterna i en offentlig affär inte pratar med varandra, är det stor risk att det blir som det beskrivs i "miljarder till spillo-artikeln". Dessutom minskar möjligheten för dig som leverantör att få rätt betalt för dina varor och tjänster. Kanske du inte ens kan konkurrera på lika villkor, eftersom din potentiella kund inte har tillräcklig kunskap om vad eller hur man ska utvärdera. Läs mer och lyssna på inslaget genom att följa länkarna nedan och bli inspirerad att öka din egen dialog för att bidra till att du både göra en bättre offentlig affär som att du bidrar till ett nyttigare användande av våra gemensamma skattemedel.

https://www.di.se/nyheter/larmet-135-skattemiljarder-slarvas-bort-det-ar-nedslaende/

https://www.di.se/nyheter/stort-svinn-pa-offentliga-sektorn-det-ror-sig-om-nastan-100-miljarder/ 

Vi har valt att likna sättet att göra offentliga affärer vid att spela fotboll. I de första kapitlen går vi igenom regler i form av lagen om offentlig upphandling, spelplanen i form av inköpsprocessen och lite om taktiken och hur man kan träna både inför matchen och vad man gör när matchen är vunnen: planera – sälja – tjäna pengar. Att gå från korpserien till division 2 kräver en hel del träning och man måste jobba på attraktionskraften för att påverka sponsorer och börja locka publik. Man vässar sitt budskap, tydliggör nyttan av den egna leveransen och gör sig både igenkänd och erkänd. Dialogen utgör också en stor del av träningen. Här tränar du på det du behöver bli bättre på och förstå för att skapa bästa förutsättningar för er att fokusera på rätt saker och vinna matcherna framöver. Genom dialogen lär du känna både motståndare som domare. Samtidigt som du blir erkänd som aktör ökar också din insikt om de omgivande faktorer som påverkar din framgång och möjliga affär. 

Samverkan

En samverkansmodell, också kallad governance model, bidrar till att skapa ett bra flöde av dialog, kvalitetssäkring och uppföljning under avtalsperioden.

Eftersom samverkansmodellen kan vara ett ska-krav i upphandlingen måste båda parter ta ansvar för den för att inte bryta mot avtalet. Den innehåller normalt tre nivåer; operativ, taktisk och strategisk. Man kan välja vilka nivåer som ska ingå i avtalet. Handlar det om en strategisk leverans, ska samtliga tre nivåer finnas med. Vid enklare varuleveranser räcker det med ett taktiskt möte och operativa avstämningar. Samverkansmodellens olika nivåer används också som eskaleringstrappa. När man inte kan lösa frågor eller konflikter på operativ nivå, går det vidare till taktisk nivå osv.

Samverkan - Tips!

Tips!

  • Ta reda på hur kunderna vill umgås med er och se till att ni möts.

  • Om du har en ny idé på hur ni kan föra dialog, testa den!

  • Fokusera på de delar i dialogen som ger er mest värde.

  • Gör en dialogplan för varje affär och använd de proaktiva möjligheterna dialogen ger.

  • Använd dialogen som möjlighet att lära kunden hur den köper från dig på bästa sätt.

  • Kom ihåg att om ni deltar i en pågående upphandling kommer den upphandlande myndigheten sannolikt inte att tacka ja till ett evenemang ni bjuder in till. Detta för att undvika spekulationer om icke likabehandling, då ni rent teoretiskt skulle kunna få information som de andra leverantörerna inte får. 

Samverkan - Dialogforum

Dialogforum 

Arenor/forum

  • Offentliga rummet

  • Järvaveckan

  • Almedalen

  • Upphandling 24:s Sverigeturné

  • Konferenser, såsom Upphandlingsdagarna, SOI-dagarna eller som SKL erbjuder

  • Kvalitetsmässan

  • Lokala/Regionala möten

Mediakanaler

  • Dagens samhälle

  • Upphandling24

  • Inköpsrådet

  • Offentliga affärer

  • Under utveckling även Dagens Industri och Dagens Nyheter som båda ökar sin bevakning av offentliga affärer samt erbjuder möjlighet att exponera sig i olika riktade bilagor.

Samverkan - Operativ nivå

Operativ nivå

Dessa möten kan jämföras med driftmöten, avstämning om den dagliga leveransen. Operativa möten är oftast 1 gång per månad, men ibland behövs dessa driftsmöten varje vecka. Det beror på typ av vara eller tjänst. Deltagare är ansvariga för den dagliga driften och leveransen. Att då och då bjuda in användare av varan eller tjänsten och höra deras upplevelse brukar vara guld värt. Då får ni höra direkt från källan hur allt fungerar. Om det är något som inte fungerar blir det mycket lättare att prata om vad som ska justeras.

Samverkan - Samverkansmodellen

Det är viktigt att ha kontinuitet mellan nivåerna. En variant är att de som är avtalsansvariga är med på samtliga möten. Samverkan andas tillit och förtroende. Ha som ambition att ha avtalet "i bokhyllan", att tas fram när ni inte är överens och då på taktisk och strategisk nivå. Den operativa nivån ska se till att den dagliga driften och leveransen fungerar.

 

Om det inte finns någon samverkansmodell kan du efterfråga en sådan, eller föreslå en mötesplan så att era möten finns inbokade i kalendern. Varje möte är en möjlighet att öka er förståelse för kundens nuvarande och kommande behov samt att visa vilka ni är och vad ni kan bidra med.

Samverkan - Taktisk nivå

Taktisk nivå

Här hanteras avtalsfrågor och leverans samt utveckling det närmaste året. Taktiska möten har man 1–4 gånger per år, beroende på typ av leverans. Ett av mötena brukar dediceras till avtalsuppföljning. Övriga möten handlar mest om leveransen. Deltagare på dessa möten är avtalsägare och avtalsansvarig från båda parter.

Samverkan - Strategisk nivå

Strategisk nivå

Här förs dialog om framtiden, affären på längre sikt samt ansvar för relationen. Strategiska möten har man 1–2 gånger per år. Deltagare på dessa möten är ofta ledningspersoner från båda parter. Investerar ni tid i relationen och bygger tillit och förtroende, blir samarbetet mer som ett partnerskap som kan generera ännu mer win-win för båda parter.

Dialog utifrån inköpsprocessen

För att det ska bli riktigt tydligt när, var och hur du för en framgångsrik dialog använder vi inköpsprocessen som flöde.

Om du vill läsa mer om inköpsprocessen innan du går vidare finns den beskriven i de föregående tre avsnitten. Beskrivningen av dialog görs i tre dimensioner: 

  • arena (var och på vilket sätt) 

  • mötet (vem träffar du och vad pratar ni om)

  • möjligheten att påverka (det proaktiva arbetet)

Dialog utifrån inköpsprocessen - Zon 3 - Realisera

Inköpsprocessen zon 3 – Realisera

Avtalet är undertecknat och nu följer förhoppningsvis avrop/beställningar, leverans, fakturering, samverkan mellan leverantör och beställare samt uppföljning. Detta är tyvärr inte självklart och därför är det viktigt att spara resurser att investera i denna fas också när det gäller dialogen. Det är alltså nu det är dags att göra affärer och det är du som har fått möjligheten. Lita inte på att köparen vet eller kan – lär dem att köpa från dig!

Den leverantör som vinner avtalet kommer att ha mesta delen av dialogen med den upphandlande myndigheten. Det finns absolut möjlighet för andra leverantörer att kontakta den upphandlande myndigheten för att prata om utveckling av förfrågningsunderlaget till nästa gång. Eller om du ser att behovet inte kommer att uppfyllas av upphandlingen, kan du erbjuda att leverera det via till exempel en direktupphandling. Upphandlande myndigheter brukar inte vara så intresserade av att lägga tid på att träffa andra leverantörer när de nyligen tecknat avtal. Men det är möjligt att påverka även under den rådande avtalsperioden, då det finns många beställare, behoven ändras och marknadens möjligheter utvecklas.