Sammanfattning Affärsförberedelser

Förhoppningsvis har din förståelse för och kunskap om den offentliga affären nu ökat. Här är en sammanfattning...

Sammanfattning
  • Se till att du har rätt utrustning

  • Identifiera var du ska spela matchen och mot vem

  • Se till att din motståndare vet vem du är och skaffa dig respekt – i detta fall genom bra rykte och rennomé – bli igenkänd och erkänd

  • Säkerställ att ni har förstått de viktigaste reglerna som skiljer mot er normala sportgren – om det känns svårt att veta vilka – skaffa en coach

  • Förstå att det är en marknad där det görs affärer, inte bara en juridisk process som bara leder fram till ett avtal

  • Kartlägg marknaden – ta hjälp av offentlighetsprincipen

  • Arbeta strukturerat – planlägg ditt arbete

  • Prata med köparna – skapa och för dialog både före, under och efter

  • Ta hjälp av affärsvänner för att bilda ett starkare lag

  • Identifiera en ”överleverantör” som du kan bli underleverantör till – som ett insteg till den offentliga affären

Var förberedd genom att träna hela laget så att de vet vad de ska kunna när det verkligen gäller. Det vill säga vilka dokument kan vara förberedda som alltid efterfrågas, vilken information ska finnas tillgänglig som de kan efterfråga, se till att ekonomifunktionen är initierade för att kunna räkna på priset eftersom leveransmodellen kanske måste anpassas. Involvera fler delar av organisationen i spelet då

Med ett övergripande gemensamt syfte och mål, där målet är att göra goda affärer för båda parter, kan vi göra skillnad för medborgarna genom de offentliga affärerna. Blir någon av parterna en förlorare, förlorar båda, eftersom affärerna görs med våra skattemedel.

  • 16 september

Affärsförberedelser

Företag som vill sälja till offentlig sektor tycker ofta att det är för krångligt. Kanske till och med för krångligt för att vara värt det. Men vad är det egentligen som är problemet? Och hur kan du arbeta för att skapa den säljsituation som du vill ha? (Klicka här för att läsa mer …)

Lär dig hur offentlig upphandling fungerar

När du förstår spelet, vet hur spelplanen ser ut och kan reglerna kan du flytta fram dina positioner och skapa den säljsituation du önskar.

De flesta företag gör affärer på den privata marknaden. Den offentliga kunden behöver hanteras lite annorlunda då den är styrd av upphandlingslagarna. Skillnaden mellan privat och offentlig marknad kan jämföras med skillnaden mellan fotboll och ishockey: de är båda sporter, men med helt olika spelplaner och regler. I fotbollen finns inte icing medan ishockeyn kräver utrustning som inte behövs i fotbollen. När du gör affärer på den offentliga marknaden, behöver du tänka likadant. Precis som på den privata marknaden handlar det om att sälja, ibland kanske samma produkter på båda marknader. Men precis som med fotbollen och hockeyn, är det olika regler och förutsättningar som gäller.

När du ger dig in på den offentliga marknaden finns det mycket du kan göra för att undvika att spela hockey när du ska spela fotboll. För att hålla oss till liknelsen. 

Spelarna

Nu har vi kommit fram till spelarna – de som gör affären, de som ser på, de som dömer vad som är rätt och fel och de som har lagt en insats på matchen, medborgarna. Det är bra att känna till vilka de är och hur de interagerar med varandra.

De två lagen som gör affären är den upphandlande myndigheten och alla leverantörer. Vad är viktigt att tänka på för att lära känna lagen så bra som möjligt?

Spelarna - Samspel & de olika faserna

Samspelet Interaktionen mellan alla spelarna underlättas av offentlighetsprincipen. Alla kan ta reda på vad som är på gång och välja om de ska agera eller inte. Det är också fritt att samarbeta, så länge som man inte går för nära konkurrensreglerna om till exempel monopol. För att beskriva hur samspelet kan se ut, utgår vi ifrån exemplet i inledningen. Vilka var inblandade i denna process?

Förberedelsefasen

Du som företag har varit väldigt aktiv och kontaktat kunden tidigt. Kommunen tog sannolikt hjälp av en konsult för att genomföra den tidiga dialogen, workshops där du fick delta med er kunskap om hur era tjänster kunde förbättra kommunens verksamhet. Kommunens projektgrupp deltog i både dialog och workshop; projektledare, beställare, upphandlare, IT-kompetens och användare. En konsult med kravställning som expertområde hjälpte till att formulera kraven, vilket blev krav på att leverera en funktion, ett resultat. 

Upphandlingsfasen

Upphandlaren tog hand om upphandlingsarbetet. Det blev förhållandevis enkelt för dig att skriva anbudet. De hade en jurist inkopplad under hela processen, som stöd för den juridiska delen och avtalsskrivningen. Efter tilldelningsbeslutet kände alla anbudsgivare sig sedda, så det blev ingen överprövning. Sannolikt har anbudsgivande leverantörer begärt ut handlingarna, för att se varför de förlorade, så att de kan göra annorlunda vid nästa upphandling.

Realiseringsfasen

Eftersom du hade fått beskriva hur införandet skulle gå till är det i enlighet med era processer. Så ni rullar ut enligt plan. Samverkansmodellen var beskriven i avtalet så det är tydligt vilka roller som gör vad, och uppföljning sker under hela avtalstiden. I denna fas blir kundens verksamhet med beställaren i spetsen aktiv, de som hade behovet från början. När tjänsten är färdigutvecklad blir medborgarna, publiken, involverade. Eftersom det var ett lyckat projekt skrivs det om det i media och andra kommuner kommer på studiebesök för att se om det är något för dem.

Spelarna - Publiken

Publiken

Medborgarna, som är slutkunden på den offentliga marknaden, utgör största delen av publiken. Konkurrerande företag är såklart också intresserade av att se hur det går – de läser av spelet och lär sig tills det är deras tur att spela match. Senaste åren har intresset för offentliga upphandlingar ökat i media. Det hänger ihop med att upphandling ses som ett verktyg i det politiska spelet. Några av de medier som bevakar det som händer på den offentliga marknaden är 

Spelarna - Domare, coach & stöd

Domare

Det finns både tillsynsmyndighet och domstol på den offentliga marknaden. Tillsynsmyndigheten är Konkurrensverket`. Deras uppdrag är att se till att upphandlande myndigheter följer regelverket. De kan föra talan i domstol om otillåtna direktupphandlingar med en upphandlingsskadeavgift för upphandlande myndigheter som följd. Förvaltningsdomstolen, kammarrätten och högsta förvaltningsdomstol är instanserna som dömer upphandlingsärenden. Det kostar för närvarande inte något att ansöka om överprövning, men kostnaderna för parterna kan bli mycket stora över tid då det ofta är en lång process att överpröva en upphandling. Det pågår en utredning kring överprövning, så reglerna kan komma att ändras.

Coach – stöd och bollplank

 

Det finns även en hel del intressenter i offentlig upphandling, som ger olika former av stöd. De som har fått uppdrag av regeringen att agera stöd är: 

Hos dessa myndigheter finns också en hel del statistik som bland annat visar antalet anbud per upphandling i olika branscher, antalet överprövningar med mera. I princip kan du alltså använda dessa underlag som en oddsindikator på vinstchansen du har genom att delta i matchen. 

Förutom dessa två myndigheter har flera av inköpscentralerna ett stöd för att hjälpa både köpare och leverantörer i att skapa bättre offentliga affärer. Några exempel är:

Andra intressenter som är engagerade i den offentliga upphandlingens utveckling;

  • Svenskt Näringslivs vision "Företagsamma människor och konkurrenskraftiga företag i gemenskap leder Sverige till ökat välstånd". De arbetar för att alla företag i Sverige ska ha bästa möjliga förutsättningar. https://www.svensktnaringsliv.se/ 

  • Almega, intresseorganisation för tjänsteföretag, https://www.almega.se/

  • Företagarna, driver utvecklingen för ett bättre företagarklimat, så att företagare får rätt förutsättningar för att kunna utveckla sin verksamhet och nå sina mål. https://www.foretagarna.se

Det finns en mängd konsultföretag som både erbjuder olika typer av tjänster alltifrån utbildningar, stöd att skriva anbud, hjälpa till med dialoger och innovation, juridiskt stöd, annonsförmedling och affärskalender. www.upphandlarsverice.se

Sammanfattning Affärsförberedelser
Förhoppningsvis har din förståelse för och kunskap om den offentliga affären nu ökat. Här är en sammanfattning...

Sammanfattning Affärsförberedelser

Förhoppningsvis har din förståelse för och kunskap om den offentliga affären nu ökat. Här är en sammanfattning...

Sammanfattning
  • Se till att du har rätt utrustning

  • Identifiera var du ska spela matchen och mot vem

  • Se till att din motståndare vet vem du är och skaffa dig respekt – i detta fall genom bra rykte och rennomé – bli igenkänd och erkänd

  • Säkerställ att ni har förstått de viktigaste reglerna som skiljer mot er normala sportgren – om det känns svårt att veta vilka – skaffa en coach

  • Förstå att det är en marknad där det görs affärer, inte bara en juridisk process som bara leder fram till ett avtal

  • Kartlägg marknaden – ta hjälp av offentlighetsprincipen

  • Arbeta strukturerat – planlägg ditt arbete

  • Prata med köparna – skapa och för dialog både före, under och efter

  • Ta hjälp av affärsvänner för att bilda ett starkare lag

  • Identifiera en ”överleverantör” som du kan bli underleverantör till – som ett insteg till den offentliga affären

Var förberedd genom att träna hela laget så att de vet vad de ska kunna när det verkligen gäller. Det vill säga vilka dokument kan vara förberedda som alltid efterfrågas, vilken information ska finnas tillgänglig som de kan efterfråga, se till att ekonomifunktionen är initierade för att kunna räkna på priset eftersom leveransmodellen kanske måste anpassas. Involvera fler delar av organisationen i spelet då

Med ett övergripande gemensamt syfte och mål, där målet är att göra goda affärer för båda parter, kan vi göra skillnad för medborgarna genom de offentliga affärerna. Blir någon av parterna en förlorare, förlorar båda, eftersom affärerna görs med våra skattemedel.

Spelarna - Lag 1

Lag 1 – Den offentliga sektorn

I Sverige har vi

  • 346 statliga myndigheter 

  • 21 regioner

  • 290 kommuner

De utgör den offentliga sektorn och därmed den offentliga marknaden. Politiken styr via regleringsbrev och förordningar och ställer krav på myndigheter, kommuner och landsting. Kompetensen om offentliga affärer börjar öka hos politikerna. Det är en förutsättning för att det ska bli en framgångsrik hantering – uppfyllandet av politiska mål genom offentliga inköp. Upphandling har utvecklats att ses som ett verktyg för att uppfylla politiska mål. Tjänstemännen omvandlar de politiska målen till verksamhetsmål, behov som till stor del uppfylls via upphandlade varor och tjänster. Huvudbeställaren är den som är verksamhetsansvarig. Denne ger upphandlaren i uppdrag att genomföra en upphandling enligt huvudbeställarens önskemål. Ibland skojar man och säger att antalet (delegerade) beställare hos en upphandlande myndighet är lika många som antalet anställda. Det stämmer inom många organisationer. Utvecklingen har dock styrt upp det genom att upphandlande myndigheter numera ofta använder elektroniska beställningsstöd, så att många får beställa, men endast från ett visst utvalt sortiment. Det är viktigt att ha koll på vilka som är ansvariga för avtalet och vilka som är de största beställarna/avroparna.

Detta lag har många typer av spelare.

En utmaning hos upphandlande myndigheter, som är en möjlighet för er, är resursbristen. Inom de upphandlande enheterna och myndigheterna har man inte tillräckligt med resurser för att utveckla inköpsprocessen så som man borde eller vill. När man inte riktigt vet vad man ska upphandla, upphandlar man ändå. Kompetensen för hur man kan uttrycka sina behov och kravställning av beställarna i verksamheten behöver ökas. Alternativt att ni leverantörer får möjlighet att komma närmare så att ni får visa hur ni kan lösa den utmaning kunden har. Verksamhetsmålen ska uppnås och inköp är en möjliggörare, om man använder det på rätt sätt. Här finns stor utvecklingspotential.

I och med att det är den offentliga marknaden är det mesta av informationen också offentlig och tillgänglig för alla. Detta är riktigt bra för dig som leverantör. Du kan lätt få tillgång till all den information du behöver för att förbereda din affär och säljprocess. Du kan göra det själv genom att begära ut den (se följande exempel på hur du kan beskriva din rätt att få ut informationen) – tänk på att den som ska lämna ut informationen måste sekretesspröva. Dvs om informationen på något sätt kan medföra skada för det bolag eller person som informationen handlar om. Men även ett sådant beslut kan överklagas och då gör man det till Kammarrätten. Alternativet är att du köper tjänsten. Några exempel på information som kan begäras ut för att användas som beslutsunderlag är:

  • Organisation, roller, personer

  • Affärsvärde och typ av köp per område och leverantör, typ av avtal/upphandling

  • Avtal och leverantörer

  • Affärskalender

  • Marknadsanalys och kundanalys

Tips!

Lär känna din kund. Se till att ha rätt taktik i rätt fas gentemot respektive kund. Deras spelsätt skiftar beroende på om de är politikerstyrda eller tjänstemannastyrda. Vilken typ av slutkund de har påverkar också agerandet.

Utvecklande kundresonemang 

Du väljer vilka kunder du vill göra affärer med. För att ta reda på det behöver du både veta vart ni som företag är på väg och ha en tydlig bild av kunderna.

Har ditt företag en stabil grund med en vision, tydliga mål och värderingar? Det underlättar när ni ska ta ställning till om ni ska gå in i en affär eller ej. Är alla medarbetare uppsjungna? Vet de vad de ska göra och hur den offentliga marknaden fungerar? Om inte är det bra att utbilda dem så att de vet hur processerna fungerar. Det skapar trygghet hos kunden när de märker att ni vet vad ni pratar om. Upphandlare är ordkänsliga, så lär er deras språk.

Hur kan man lära känna kunden bättre, förutom genom marknadsanalysen och kundanalysen? Ett komplement är att använda två modeller, som även inköpsorganisationer använder i sitt strategiska inköpsarbete. De är Bostonmatrisen och Kraljics matris.

Kraljics matris är mycket användbar. När den används för att bedöma leverantörer ser den oftast ut så här:

Bild 8: Kraljics matris Källa: http://inipedia.se/strategi/leverantorsbedomning/

Den ger er information om hur viktiga ni är för kunden. Är ni lätta att byta ut eller står ni för ett stort värde och hög leveransrisk och är mycket viktig för kunden?

Ta reda på vilken typ av leverantör ni är och vill vara för era kunder. Gör ni denna hemläxa får ni också koll på era konkurrenter. Att leverera strategiska produkter medför också ofta att ni är en strategisk leverantör. Det innebär sannolikt att ni kommer att ha fler möten med kunden på strategisk nivå. Det i sig är en möjlighet för att få ökad förståelse för kundens totala behov och deras framtidsplaner. 

För att komplettera bilden byter vi synsätt och ser på er som leverantör med kundens ögon. Då är Bostonmatrisen bra att använda.

Bild 9: Bostonmatrisen

Om kunden är en stjärna får den mycket uppmärksamhet av er och uppmärksamhet vill ju alla ha. Om de däremot känner sig som en byracka och får ett samtal då och då av en trött säljare? Ja, det säger sig självt, en sådan leverantör vill man inte ha. Hur vill du att dina kunder ska känna sig? Även om man inom offentlig sektor oftast får ha 4-årsavtal och att det är upphandlingen som avgör vem som får anbud, är relationer viktiga. Särskilt när det oönskade inträffar, till exempel en stor leveransförsening.

Spelarna - Lag 2

Lag 2 – En leverantör som är redo 

Alla företag har möjlighet att delta i de offentliga affärerna, både inom landet och övriga världen. Ditt företag är en av många potentiella säljare. Därför är det viktigt för dig att ha en organisation och struktur som är redo för den offentliga affären och allt var det innebär under hela processen. Detta gäller även om organisationen bara består av en person. Så är det viktigt att agera på lite olika sätt beroende på vad man ska göra och vem man ska kommunicera med samt när i processen.

Hur ser era strategiska beslut ut och är de kommunicerade i organisationen? Här är ett exempel på en strategi hos en leverantör som precis valt att gå in på den offentliga marknaden. 

Strategiska vägval

  • Att växa genom den offentliga affären

  • Vara reaktiva istället för proaktiva

  • Bättre beslutsunderlag genom uppföljning och faktiska värden

  • Rätt resurser

  • Aktivare marknadsnärvaro

Er marknads- och säljorganisation vet vad det innebär att göra affärer med offentlig sektor. Ni har gjort marknads-, affärs- och kundanalys. Ni har klart för er vad som leder till go/no go för affär. Anbudsteamet är utsett, nätet av underleverantörer är aktuellt och leveransresurserna är säkrade. Ni vet hur ni vill uppfattas som leveranspartner och vad ni vill ge till kunden. Ni är redo för match!

Spelreglerna - Nu gällande lagar

Nu gällande lagar

UHM Vägledning för leverantörer: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/verktyg/publikationer/lagen-om-valfrihetssystem-lov-vagledning-for-utforare/

Andra viktiga lagar som påverkar hur de offentliga affärerna görs:

Offentlighetsprincipen, 2 kap Tryckfrihetsförordningen (1945:105) och

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Sekretess för affärshemligheter, 31 kap 16 och 17 §§

Dessa lagar reglerar hur och vad som är offentlig handling i upphandlingsärendena och hur du kan begära ut information. Här beskrivs också vad som kan sekretessbeläggas i ett anbud och hur bedömning av dessa yrkanden görs av UM. 

De fem grundpelare som lagarna vilar på är EU-gemenskapsrättsliga principerna för offentliga inköp:

  • Principen om icke-diskriminering Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av nationalitet eller verksamhetsort. Alla leverantörer ska ha samma möjlighet att leverera.

  • Principen om likabehandling Alla leverantörer ska behandlas lika och få samma förutsättningar. Information är ett bra exempel. Alla ska få samma information, så att inte någon av leverantörerna får ett bättre läge än de andra.

  • Proportionalitetsprincipen Kraven som ställs i upphandlingen ska ha ett naturligt samband till och vara i rimlig proportion med det som upphandlas.

  • Principen om öppenhet  Allt kring upphandlingen ska vara transparent, öppet och förutsägbart. Till exempel ska utvärderingsmodellen vara så tydlig att du kan räkna dig fram till hur ditt anbud kommer att värderas.

  • Principen om ömsesidigt erkännande Intyg och certifikat som har utfärdats av en EU/EES-medlemsstats behöriga myndigheter ska accepteras också i övriga EU/EES-länder.

Spelreglerna

Lagen om offentlig upphandling, LOU, är skriven för dig som leverantör. Det kanske inte känns så, men det var en av avsikterna. Huvudsyften med lagen är att affären ska gå rätt till, att den ska vara rättvis och att den sker i konkurrens.

Fram till 1994 bestämde svenska myndigheter själva hur de ville att offentlig upphandling skulle gå till. Inträdet i EU förändrade spelplanen. EG-rätten är nu styrande och Sverige har bearbetat de frivilliga delarna och tagit fram den nationella lagstiftningen. Principerna, beskrivna nedan är dock ej förhandlingsbara. De gäller i hela processen, för samtliga offentliga inköp.

Spelreglerna - Tips!

Tips! 

Ha principerna så att du ser dem. Lär dig dem och vad de innebär. De är mycket bra att använda som underlag när du pratar med kunden. Om något är oklart, be kunden beskriva hur det hänger ihop med principerna. Om du överväger att överpröva en upphandling är principerna en bra mätare och vägledare för ditt beslut. 

Spelreglerna - Statement och styrande dokument - Nationella Upphandlingsstrategin

Nationella upphandlingsstrategin

2016 offentliggjorde regeringen Den nationella upphandlingsstrategin. Strategin togs fram för att i första hand myndigheter ska kunna utveckla sitt arbete med strategiska inköp. Den består av 7 inriktningsmål: 

  1. Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär.

  2. Effektiva offentliga inköp.

  3. En mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens.

  4. En rättssäker offentlig upphandling.

  5. En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar.

  6. En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling.

  7. Offentlig upphandling som bidrar till ett socialt hållbart samhälle.

Vill du läsa strategin i sin helhet finns den här https://www.regeringen.se/informationsmaterial/2016/06/nationella-upphandlingsstrategin/

Hur påverkar upphandlingsstrategin dig?

Offentlig upphandling är en viktig pusselbit för att utveckla verksamheten och tillhandahållandet av en vidareutvecklad välfärd. Strategin öppnar för ett närmare samspel med leverantörsmarknaden. Livscykelkostnad har lyfts fram och sannolikt kommer man att ställa krav på att leverantören ska presentera sina produkter och tjänster ur ett livscykelkostnadsperspektiv. Man går lite längre än lagens syfte med väl fungerande konkurrens och vill tydliggöra möjligheterna till interaktion och dialog för att få med leverantörsperspektivet i upphandlingarna. Med ökat fokus på rättssäkerheten är tanken att tilliten till offentliga inköp ska öka. Ett sätt att skapa detta är via avtalsuppföljning. Där finns det stor utvecklingspotential hos upphandlande myndigheter. Era idéer och er kompetens kommer att tillvaratas på ett bättre sätt genom tidig dialog, krav på funktion istället för på specifika lösningar och innovationsupphandling. Nya typer av krav inom social hållbarhet har börjat ställas såsom etiska krav, krav om skäliga arbetsvillkor och sysselsättningsfrämjande krav. Idéburna sektorns medverkan som anbudsgivare får ett tydligare fokus. Det är viktigt att känna till eftersom dessa organisationer kanske konkurrerar på andra villkor. Därmed ges det möjlighet till egna upphandlingsregler för denna nisch.