I uppföljningen ingår också den så värdefulla avtalsanalysen. Det är viktigt att analysera avtalet, både på kort och på lång sikt, så att du får sälja det som omfattas av avtalet och skapa möjlighet till merförsäljning hos andra upphandlande myndigheter. Avtalsanalysen är också värdefull som marknadsstödjande aktivitet.

Undersök om ni får de affärer ni har rätt till. Allt finns i avtalet. Om en del inte avropas, ta upp det med er kontaktperson. Detta gäller även avropen vid förnyad konkurrensutsättning. Undvik att tänja på avtalet, för det finns många som kan hålla koll på både er och den upphandlande myndigheten då allt är offentligt. Risken är att avtalet ogiltigförklaras eller att andra anbudsgivande leverantörer begär skadestånd för att avtalet innehåller mer än vad som ingick i upphandlingen som annonserades.

Se också till att ha koll på dina avtal och andra närliggande avtal inom avtalsområdet. Med din erfarenhet är det enkelt att se om den upphandlande myndigheten har avtal för alla sina behov. Eller om det finns behov de skulle behöva ha ett avtal på och köpa det från dig. 

Sex till nio månader efter avtalsstart är det dags att följa upp vad kunden har köpt av dig och andra, varor eller tjänster, som omfattas av ditt avtal. Det är viktigt att synliggöra eventuella felaktiga avrop, det vill säga om den upphandlande myndigheten har köpt avtalade varor eller tjänster från andra leverantörer än er. Små belopp blir under hela avtalsperioden stora. Denna typ av uppföljning är ett proaktivt sätt att hjälpa kunden att beställa rätt. Hjälp dem att vara avtalstrogna. Om den upphandlande myndigheten fortsätter att beställa de varor eller tjänster du har ensamrätt att sälja till dem kan du begära skadestånd i form av inkomstbortfall, utan att leverera varorna. 

Genom att samla in och analysera information om avtalet och de konkurrerande anbuden ger du dig själv både uppföljning och underlag för kommande säljmöjligheter till andra offentliga kunder. Varför vann du upphandlingen? Hur ser de konkurrerande anbuden ut? Räkna med att dina konkurrenter gör samma sak och till nästa upphandling vet de varför du vann. Så vad behöver du utveckla till nästa upphandling för att vinna även då? Du har trumfen på hand genom att vara på plats hos kunden nu, så ta tillvara på den tiden både för nuvarande och kommande affärer. 

Om du kommer fram till att det aktuella avtalet är riktigt bra, kommunicera det till andra upphandlande myndigheter. De vill sannolikt hellre köpa av en leverantör som redan är “godkänd” av en upphandlande myndighet än av vilken leverantör som helst. Kvalitet, både för varan eller tjänsten samt leverantörens kvalitet i fråga om ekonomisk stabilitet, teknisk förmåga och leveranssäkerhet är delar som lyfts fram som viktigt att följa enligt lagen om offentlig upphandling. Innan du beställer marknadsföring om en pågående leverans, läs avtalet noga så att ni inte bryter mot någon marknadsföringsklausul.