Förvaltning, realisering och uppföljning

När upphandlare pratar om förvaltning av avtalet menar de både leveransen och avtalet. För dig innebär det att sälja och realisera den affär du har vunnit. Ditt fokus är att uppfylla den upphandlande myndighetens behov och att säkerställa att så sker under hela avtalstiden. 

Uppföljningen av avtalet och leveransen är en naturlig del i processen. Men oftast får den alldeles för lite uppmärksamhet. Här finns möjlighet att spara pengar för båda sidor, och att undvika försämrade relationer och merkostnader. Några upphandlande myndigheter har börjat bifoga en uppföljningsplan som bilaga i förfrågningsunderlaget, så att det blir tydligt vem som gör vad och vad som ska följas upp. Det är som en lista över alla krav och förväntningar som ska följas upp under avtalstiden. Det förenklar och spar tid för båda parter. 

Saker händer längs vägen – nya eller utökade behov uppstår som leder till att processer och vissa avtalsvillkor behöver förtydligas. Det kan göras om båda parter är överens och om villkorsändringen inte är väsentlig. Detta ska göras skriftligt i ett tillägg till avtalet som båda parter undertecknar. Uppföljning av avtalet bör ske minst en gång per år och av leveransen flertalet gånger.   

Ibland ingår utveckling i avtalet. Ett tydligt exempel på det är uppgradering till nya produkter eller versioner av ett dataprogram. Om kunden vill få stöd i att utveckla sin verksamhet kan det också ingå i avtalet. Det står i så fall klart och tydligt i avtalet. Då har du stor möjlighet att bidra med din kompetens och erfarenhet. Om det inte står med i avtalet ingår det inte i leveransen. Då kan det hanteras som ett separat köp via till exempel en direktupphandling.