Efter slutsignalen - Sekretess

Sekretess

Från och med att den upphandlande myndigheten har annonserat upphandlingen råder så kallad absolut sekretess. Det innebär att den upphandlande myndigheten inte får lämna ut några uppgifter om anbuden under upphandlingsprocessen. Ringer du och frågar hur många anbud som hittills kommit in blir svaret "det kan jag inte säga".

Du har också möjlighet att begära sekretess för utvalda delar av ditt anbud. Välj noga ut det som du vill sekretessbelägga. Det du kan begära ska sekretessbeläggas handlar om affärsmässig skada, om ni eller det allmänna lider skada om uppgifterna röjs. CV:n, produktionsmetoder och affärshemligheter brukar kunna beviljas av den upphandlande myndighet som gör sekretessbedömningen. Tänk på att bara för att ni begärt sekretess är det inte säkert att ni får det. Det är alltid den upphandlande myndigheten som gör den bedömningen. De kan även belägga delar med sekretess när ingen har begärt det, på grund av deras lagskyldighet att bedöma affärsrisken vid röjande av affärskänslig information. Sekretessbeslut är alltid överprövningsbara och en färskvara. Bedömningen kan alltså skifta med tiden. Är ni inte nöjda med deras bedömning kan ni överklaga till Kammarrätten.

  • 16 september

Bevakning & Anbudsskrivning

Vi har valt att likna sättet att göra offentliga affärer vid att spela fotboll. I avsnittet Affärsförberedelser gick vi igenom regler i form av LOU, spelplanen i form av inköpsprocessen och hur du kan lägga upp din taktik. Nu är det dags för match... (Klicka här för att läsa mer)

Du kanske har gjort affärer direkt med en offentlig kund innan, eller kanske deltagit i en direktupphandling. Men nu är det dags att växla upp från korpserien till division 2.

Var är du på spelplanen, i inköpsprocessen? Jo, du befinner dig nu i slutet av zon 1, förberedelsefasen. Den upphandlande myndigheten har kanske bjudit in till dialog och skickat ut delar av sin upphandling till er för granskning och synpunkter (en så kallad RFI, Request for Information). Eller så har du fått information på något samverkansmöte (läs mer om samverkansmöten i avsnittet Dialog). Det närmar sig tidpunkten då upphandlingen annonseras. Det är dags för match.

Bevakning av upphandlingar - Offentlig publicering av upphandlingarna

På den offentliga marknaden är allt öppet. Det innebär att det är lätt för dig att få information om vilka upphandlingar som är på gång.

Har du dessutom en bra relation och kommunikation med dina kunder, eller har lagt befintliga avtal i en bevakning, vet du när avtalen löper ut och när det är lämpligt att påbörja dina förberedelser. Dessutom kan du efterfråga eller själv ha koll på deras utvecklingsplaner som ofta presenteras på upphandlande myndigheters hemsidor.

Efter slutsignalen - Överprövning

Överprövning

Om ni ser att delar av innehållet i förfrågningsunderlaget inte följer de fem grundprinciperna ska ni överväga om det är värt att överpröva, det vill säga att ta ärendet till domstol. Det kan också vara så att ni hittar något konstigt i det vinnande anbudet som ni direkt efter tilldelningen kan begära att få utlämnat. Felaktigheter i förfrågningsunderlaget eller inkomna anbud utgör grund för överprövning. Överprövningsinstanserna är förvaltningsdomstolen, kammarrätten och högsta förvaltningsdomstolen. Ärendetiden är från tre månader och uppåt. 

Bevakning av upphandlingar - Coaching och stöd

Coaching och stöd

Att skriva anbud är en omfattande process. Du kan ta stöd genom hela processen eller delar av den. Vanliga stöd att använda sig av är till exempel:

  • Annonsbevakning – ger dig bevakning och sållning av annonser enligt dina kriterier.

  • Hjälp att läsa och förstå förfrågningsunderlaget – vid omfattande underlag får du hjälp att ta fram kärnan och vad den upphandlande myndigheten egentligen efterfrågar

  • Anbudscoachning – ger dig rådgivning vid önskade tillfällen och delar av anbudsprocessen

  • Projektledning – ger dig projektledning av anbudsarbetet, planering och styrning av resurser. Bra vid större affärer. Anlita gärna denne innan annonsen är gjord för att få bästa stöd. 

  • Opponering/second opinion – ger dig klarhet i vad som saknas och om det finns ytterligare sätt att se på affären

  • Formaliasäkring – har du lagt två veckors arbetstid på att skriva anbudet kan 10 000 kr för att säkra anbudet vara en bra försäkring.

  • Överprövning – ger dig stöd att bedöma om det finns affärsmässig grund att överpröva i första hand. Men självklart också att bistå genom hela överprövningsprocessen som att skriva inlagor till domstolen.

Bevakning av upphandlingar - Bedömning av affären

Bedömning av affären – Dags för match

Domaren blåser i visselpipan och det är dags för uppställning – upphandlingen är annonserad. Ska ni vara med och spela matchen eller ska ni lämna på W.O. – walkover?

  Trots att det är bråttom är det viktigt att stanna upp. Gå igenom spelstrategin igen och tagga laget om ni bestämmer er för att spela matchen. Se till att ni har en plan för hur ni ska ta er an upphandlingen, metodiskt steg för steg. Beroende på typ av upphandling har ni mellan 10 och 45 dagar på er att ta fram ert anbud, räknat från annonseringen av förfrågningsunderlaget. Planen bör också innehålla olika funktioner/resurser i bolaget beroende på del i arbetet samt vilka analyser som ska ligga till grund för de beslut/vägval som kanske måste tas i själva anbudsarbetet. Det är tre saker ni måste ta ställning till nu. 

  1. Go – No go

  2. Bid – No bid

  3. Skriva anbud

Steg 1 Go – No go

Det är lätt att bli förblindad och lägga anbud på alla affärsmöjligheter. Det är en kostsam väg att gå. Gör läxan. Ta reda på det ni behöver veta för att välja vilka typer av upphandlingar ert företag vill vara med på, vilka typer av kunder ni vill ha och hur er leveranssituation ser ut. Då kan ni lättare välja när upphandlingen annonserats. Det hjälper er att lägga resurserna på rätt aktiviteter. Du kan även ta hjälp av anbudsbevakningen för att finna dina affärer.

Av annonsen framgår det du behöver för att ta beslut om ni ska gå vidare till nästa steg.

Bilaga x Go - No go visar vad du behöver ta ställning till. 

Låt gärna flera personer i företaget läsa och göra denna bedömning – tipset är dock att det alltid är samma utsedda grupp som gör bedömningen. Är det rätt kund och en intressant affär? Är svaret ja är nästa steg att besluta om ni ska lägga anbud eller inte. Med en tydlig bild av affären kan du se möjligheter som kunden inte ser. Prata med dem och visa på det ni kan leverera eller skulle kunna uppgradera till. Det händer att upphandlande myndigheter avbryter sin upphandling efter att ha fått ny information från leverantörer.

Steg 2 Bid – No bid

Du har kommit fram till att det finns en affär och att du kan leverera. Nästa steg är att bedöma affären genom att ta ställning till hela upphandlingsunderlaget. Ska du investera din tid i denna upphandling? Nu är det dags att läsa förfrågningsunderlaget, ta ställning till risker, utmaningar och möjligheter samt omfattningen att författa ett konkurrerbart anbud

Bilaga X Bid-No bid visar tydligt en mall som du bör gå igenom för att ta fram vad du behöver för att ha ett bra beslutsunderlag.  

Även Upphandlingsmyndigheten har sammanställt en lista över hur ni kan förbereda er för en upphandling.

https://www.upphandlingsmyndigheten.se/leverantor/forbereda/ar-upphandlingen-intressant/ 

Affärsanalysen är A och O och kan jämföras med det spelsystem du väljer i fotbollen. Ska du spela med fyra backar eller med två? Det som ingår i en affärsanalys handlar inte bara om upphandlingens utvärderingsmodell. Är det ett fast pris och är utvärderingen baserad på vilka kvalitetsmått som man ska försöka beskriva och få bedömda? I dessa ligger såklart leveranslöften som i sig är kostnader. Eller är det en prisbedömning där man får högre utvärdering om man sätter lägre pris? Vilket pris är det lägsta du kan sätta utan att tumma på kvaliteteten eller bryta mot något av alla de avtalsvillkor som du lovat att uppfylla? Kanske just den här upphandlingen är av en mer strategisk karaktär som gör att du kan riskera en hel del och sätta ett väldigt lågt pris eftersom du genom att vinna avtalet kan dra ned på din marknadsföringsbudget? Eller kan det vara ett kontrakt som medför kostnadstäckning. Vilket gör att du kan behålla personal som annars skulle behöva sägas upp. Därmed sparar du även på kostnaden av att återanställa dem vid vunnet kontrakt på den privata marknaden.

Förutom dessa förutsättningar, som bör ligga till grund för den affärsekonomiska analysen, kan det också vara så att det finns både affärsrisker som affärsmöjligheter i upphandlingsunderlaget. Vissa står tydligt medan andra är sådana som inte står alls. Dessa kan man, om man är osäker, välja att ta upp i frågor och svar. Tänk då på att om du identifierat en möjlighet så kan det vara bra att inte berätta den för alla via frågor och svar.  

Den sammanlagda bedömningen av dessa delar ger dig svar på om du ska gå vidare att lämna anbud eller inte. Det kan finnas tungt vägande skäl som gör att ni går vidare fastän det rent affärsmässigt inte är ett bra val. Egentligen är hela anbudsarbetet en bedömning av affären. Den aspekten finns med hela vägen. Ofta läser vi saker annorlunda när vi kommer djupare in i förståelsen av vad kunden egentligen vill ha.

Steg 3 – Skriva anbud 

Beslutet att lämna anbud är taget. Det är nu dags att kavla upp ärmarna, sätta på er matchstället och spela för att vinna. Har ni inte gjort det tidigare, sätt ihop en anbudsgrupp inom företaget. Är du själv, berätta för några i ditt nätverk som du litar på att du kanske kommer att behöva bolla med dem framöver. Håll dig till grundplanen och börja i tid.

Bevakning av upphandlingar - Offentlig publicering

Beroende på vilken form av upphandlingsförfarande man valt, publicerar upphandlande myndigheter sina upphandlingar på följande sätt:

Direktupphandlingar - Behöver inte annonseras, effektiv konkurrens ska säkerställas.

De flesta upphandlingar - Annonser publiceras i elektroniska databaser

Upphandlingar över tröskelvärdet (se avsnittet Affärsförberedelser, vilka upphandlingar som avses) EU-kommissionen tillhandahåller TED, Tenders Electronic Daily

Annonseringsplats LOV-tjänster Upphandlingsmyndigheten tillhandahåller Valfrihetswebben

Många upphandlande myndigheter publicerar också sina upphandlingar på sin webbplats. Ibland går flera upphandlande myndigheter ihop och gör upphandlingen tillsammans; en så kallad samordnad upphandling. Några välkända inköpscentraler är SKL Kommentus, Kammarkollegiet/Statens Inköpscentral, Föreningen för Husbyggnadsvaror HBV (för alla kommunala bostadsbolag) och Upphandlingscenter Dalarna.

Det finns ingen offentligt tillhandahållen annonseringsplats som omfattar samtliga upphandlingar. De flesta leverantörer av elektroniska databaser erbjuder annonsbevakningstjänster. Då kan du få en signal när någon upphandlar era typer av produkter eller tjänster. Genom en rätt inställd prenumeration kan du få en affärsmöjlighet serverad i mejlen varje dag.

 

Agera proaktivt

Se till att bli igenkänd och agera genom att bjuda in till dialog och gör det enkelt att bli hittad, så att du är med och påverkar innan upphandlingen annonseras. Se också till att du vet när upphandlingarna annonseras och att ert företag är redo för anbudsskrivning i god tid innan annonsen publiceras.

Bevakning av upphandlingar - Tid och kompetenser

Tid och kompetenser

När du skriver ditt anbud är det bra att ha stöd av olika kompetenser. Någon som tar hand om formalia (administratör). Någon som säkerställer kravuppfyllnaden (expert). Någon som säkerställer affären som helhet (CFO/CEO) och någon som kan kvalitetssäkring (expert). Som ensamföretagare behöver du göra allt själv, alternativt ta hjälp. Oavsett vilket behöver du ta ställning till hur mycket resurser som krävs för att skapa anbudet så att du vet att anbudet kan lämnas in i rätt tid.  

  • Tidsåtgången är olika för olika upphandlingsförfaranden. Lagen ger uttryck för minsta tidsspann:

  • Förenklad upphandling har inga tidsfrister, utan skälig tid ska ges.

  • Förhandlad upphandling med föregående annonsering ska annonseras i minst 25 dagar.

  • Öppen upphandling ska annonseras i minst 30 dagar.

Tiderna avser LOU-upphandlingar genomförda elektroniskt utan undantag. Upphandlande myndigheter ska ta särskild hänsyn till hur komplicerad upphandlingen är och utöka tidsfristen i enlighet med det. Klicka på följande länk för att läsa mer och även se vilka möjliga undantag det finns: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/globalassets/upphandla/nya-upphandlingsregler/tabell-nya-minimitider-lou-slutlig.pdf

Tips!

Några tips för detta avsnitt...

  • Se till att den interna organisationen är redo, att du är redo – tydliga roller och funktioner måste vara definierade för hela genomförandet.

  • Ställ frågor! Upphandlingsdokumenten ska vara tydliga och begripliga. Är de inte det, fråga.

  • Svara på allt och endast på det som efterfråga. Om du svarar på mer än det som efterfrågas är risken stor att du beskriver något som kanske till och med är i konflikt med villkoren och därmed utesluts ditt anbud. Erbjuder du något extra som inte efterfrågas kan ditt anbud också uteslutas som ett ”alternativt anbud” vilket innebär att ditt anbud inte är direkt jämförbart med övriga anbud som bara svarat på det som efterfrågas och då tävlar ni inte på samma villkor. Allt du vill hänvisa till ska finnas med i anbudet. Inga externa länkar och inga interna hänvisningar mellan olika frågor. Ibland måste man skriva samma sak flera gånger men på olika ställen.

  • Förutsätt aldrig att mottagaren vet något om er. Du bedöms på det du skriver – inte på det du inte skriver.

  • Ta reda på vem som ska läsa anbudet och anpassa språket efter läsarens kompetensnivå.

  • Återanvänd språket i förfrågningsunderlaget genom att använda deras ord och definitioner och undvik förkortningar och svåra ord.

  • Kvalitetssäkra alltid – om ni förlorar beror det inte på att ni glömt att skicka in en bilaga, utan att någon kunde ge kunden ett mer prisvärt anbud.

  • Lämna ert bästa anbud direkt. Du har bara en chans. Du har bara möjlighet att förhandla vid förhandlat förfarande.

  • Var noggrann och börja tidigt!

Vältränad och redo för match

Du behöver förbereda dig och ditt företag. Skaffa koll på läget och veta hur du ska bedöma om ni är redo för match eller inte – och sedan spela för att vinna. Se till att ha en spelstrategi som alla i företaget förstår.

Ditt lag behöver vara välinformerat oavsett om det består av en eller flera personer. Basera din laguppställning och strategi på typen av affär. Satsar du på direktupphandlingar (se förra avsnittet) behövs inte lika mycket resurser som om du går in i en öppen annonserad upphandling. Spela matchen en halvlek i taget och se hur det utvecklar sig. Kanske behöver du styra om och pressa hårdare. Kanske behöver du göra om uppställningen genom att ta ställning till om du ska lämna anbud eller inte och sedan skriva det steg för steg.

 

Genom kund- och marknadsanalyser, inhämtade uppgifter om volymer och avtal har du valt vilka typer av kunder du vill göra affärer med. Du vet i vilka geografiska områden de finns och på vilket sätt du vill göra affärer med dem. Kanske större affärer än tidigare. Offentlighetsprincipen är en god vän i detta läge – eftersom allt i upphandlingen är offentligt är det lätt att få tag på informationen du behöver.

 

Om kunden känner till dig har du större möjlighet att bli tillfrågad att svara på en RFI. I kapitel D kommer vi att ge tips på hur man får kunder att känna till en. En RFI skickas ut till potentiella leverantörer och utgör oftast hela eller delar av det förfrågningsunderlag den upphandlande myndigheten avser att senare gå ut med i upphandling. Ibland är det enbart en fråga, för att se om ni kan leverera på önskat sätt eller om den kvalitetsnivå den upphandlande myndigheten önskar kan uppnås. 

Här finns stort utrymme att komma med synpunkter. Har du specifika frågor du vill nå fram med, som frågor om kvalitet och miljö, är det ett mycket bra tillfälle att göra det nu. Detsamma gäller för tidig dialog. Ibland annonseras det om dessa träffar i olika digitala kanaler, ibland via upphandlingsverktygen eller på den upphandlande myndighetens egen hemsida. Det är viktigt att visa att du finns, via marknadsföringsaktiviteter, så att de bjuder in dig till den tidiga dialogen. När RFI-tiden löpt ut och den tidiga dialogen är gjord, minskar möjligheterna att påverka förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten förbereder då det förfrågningsunderlag som ska annonseras. 

Det kan till och med vara känsligt att försöka påverka upphandlingen efter den här typen av tidig dialog. Det kan ses som otillåten påverkan. Då riskerar man att få sitt anbud förkastat. Är man osäker på om det fortfarande är tillåtet att påverka eller inte så kan man alltid fråga. Skulle det vara så att man har viktig information som man ändå vill se till att den upphandlande myndigheten måste få kan man använda sig av en ”dialogmakare”. En dialogmakare har inte något eget intresse i den kommande upphandlingen men kan se till att informationen når den som är ansvarig.