Sekretess

Från och med att den upphandlande myndigheten har annonserat upphandlingen råder så kallad absolut sekretess. Det innebär att den upphandlande myndigheten inte får lämna ut några uppgifter om anbuden under upphandlingsprocessen. Ringer du och frågar hur många anbud som hittills kommit in blir svaret "det kan jag inte säga".

Du har också möjlighet att begära sekretess för utvalda delar av ditt anbud. Välj noga ut det som du vill sekretessbelägga. Det du kan begära ska sekretessbeläggas handlar om affärsmässig skada, om ni eller det allmänna lider skada om uppgifterna röjs. CV:n, produktionsmetoder och affärshemligheter brukar kunna beviljas av den upphandlande myndighet som gör sekretessbedömningen. Tänk på att bara för att ni begärt sekretess är det inte säkert att ni får det. Det är alltid den upphandlande myndigheten som gör den bedömningen. De kan även belägga delar med sekretess när ingen har begärt det, på grund av deras lagskyldighet att bedöma affärsrisken vid röjande av affärskänslig information. Sekretessbeslut är alltid överprövningsbara och en färskvara. Bedömningen kan alltså skifta med tiden. Är ni inte nöjda med deras bedömning kan ni överklaga till kammarrätten.

  • 20 april

Överprövning

Om ni ser att delar av innehållet i förfrågningsunderlaget inte följer de fem grundprinciperna ska ni överväga om det är värt att överpröva, det vill säga att ta ärendet till domstol. Det kan också vara så att ni hittar något konstigt i det vinnande anbudet som ni direkt efter tilldelningen kan begära att få utlämnat. Felaktigheter i förfrågningsunderlaget eller inkomna anbud utgör grund för överprövning. Överprövningsinstanserna är förvaltningsrätten, kammarrätten och Högsta förvaltningsdomstolen. Ärendetiden är från tre månader och uppåt. 

Checklista & Kommentarer

Ett förfrågningsunderlag kan ibland kännas övermäktigt att hantera. Ta en del i taget, så går det mycket lättare. Följ den här checklistan. Den ger en tydlig process för ditt anbudsarbete och vilka delar som kan förberedas och vilka som är extra resurskrävande.

Delmoment:

Inlämningen av anbud

Att göra:

  1. Lämna anbud

  2. Om den upphandlande myndigheten ställt krav på att lämna anbudet via ett visst elektroniskt upphandlingsstöd, kan du inte lämna in anbudet via e-post eller fysiskt brev.

Att tänka på: De flesta upphandlande myndigheter använder en elektronisk plattform, ett upphandlingssystem. De vanligaste är: E-avrop Tendsign Kommers/Primona Mercell EU-supply.com

Delmoment:

Formulär

Att göra:

  1. Kontrollera att alla dokument finns med. Om det finns ett formulär: använd det.

  2. Ska formuläret undertecknas? Se till att det görs av rätt person.

Att tänka på: Det blir allt vanligare att använda svarsformulär. Fyll i dessa korrekta med all efterfrågad information. Alla positioner i formulären ska fyllas i.

Delmoment:

Att förbereda

Att göra:

Ta fram:

  • registreringsbevis om sådant krävs för ditt företag

  • bevis på kvalitetsledningssystem, bevis på miljöledningssystem

  • företagspresentation (ofta en halv A4 plus kontaktuppgifter).

  • ekonomisk ställning, det kan handla om årsomsättning, kreditvärderingsintyg från UC eller liknande.

  • lämpliga referenser, kontakta dessa.

  • kontrollera att ni inte riskerar att uteslutas från upphandlingen. Skäl för att uteslutas från en upphandling kan bland annat vara om man

  • är dömd för bestickning, bedrägeri, penningtvätt och terroristbrott

  • är dömd för att inte ha fullgjort sina skyldigheter för betalning av skatter och sociala avgifter

  • tidigare har brustit vid utförande av offentligt kontrakt. Detta gäller även leverantörer vars kapacitet ni vill åberopa i anbudet.

Att tänka på:

Du kan förbereda visst arbete genom att ta fram dokument som kan återanvändas i flera upphandlingar. Kanske kan du återanvända ngt dokument från tidigare upphandling. Är det din första, spara de dokument du tar fram.

Delmoment:

Formalia

Att göra:

  1. Gå igenom kraven och svara sanningsenligt.

  2. Håll koll på tider: kolla när sista anbudsdag, sista dag för frågor är och hur länge anbudet ska vara giltigt.

  3. Se till att rätt person är registrerad som anbudstecknare.

  4. Använd rätt språk i ditt anbud. Om det är svenska, kan det ibland vara okej att ha engelska beskrivningar. Ställ en fråga om du är osäker.

  5. Om det känns utmanande, ta hjälp.

Att tänka på:

Alla krav är likvärdiga och måste uppfyllas. Även formaliakraven, så var noga även med dessa även om du tycker att något känns onödigt. Har den upphandlande myndigheten ställt krav ska de uppfyllas för att ditt anbud ska gå vidare till kvalificeringen.

Delmoment:

Kvalificering, ESPD

Att göra:

ESPD är en egenförsäkran av kvalificeringskrav på leverantören. Upphandlande myndigheter är skyldiga att acceptera denna form av egenförsäkran av uppfyllnaden av kvalificeringskraven för upphandlingar över tröskelvärdet. ESPD står för European Single Procurement Document. Tanken är att dessa ska finnas i en databas för upphandlande myndigheter att hämta. Denna databas har ännu inte skapats. Dock kan upphandlande myndigheter hänvisa till ett formulär där ni fyller i uppgifter som handlar om uteslutning och kvalificering av leverantörer och åberopandet av extern kapacitet. Detta är ett preliminärt intygande. En upphandlande myndighet kan när som helst kontrollera uppgifterna genom att begära in bevis. Innan tilldelning av kontrakt begär de in bevis på dessa krav från vinnande leverantör.

Att tänka på:

Läs mer här: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/organisera/digital-inkopsprocess/espd/

Delmoment:

Kvalificering

Att göra:

  1. Här kontrolleras uteslutningsgrunderna.

  2. Uppfyller ni kraven på ekonomisk och finansiell ställning?

  3. Har du ansvarsförsäkring?

  4. Säkerställ att ni har rätt teknisk och yrkesmässig förmåga och kapacitet. Som bevis kan den upphandlande myndigheten kräva beskrivning av tidigare erfarenheter såsom förteckning av de senaste uppdragen, tekniska resurser, utbildning, teknisk utrustning, kvalitetsledningssystem och referenser. Se till att de överensstämmer med efterfrågade leveranser och att referenspersonerna är tillgängliga vid önskad tidpunkt. - Är det tillåtet att samleverera? Prata i så fall med ditt nätverk och fundera på om du ska åberopa annans kapacitet eller använda underleverantörer.

Att tänka på:

Kvalificeringen är första steget, där den upphandlande myndigheten kontrollerar om ditt företag är en bra leverantör för dem. Kvalificeringskrav – krav på företaget och dess förmåga.

Delmoment:

Krav

Att göra:

  1. Hur vill den upphandlande myndigheten ha svar på er kravuppfyllnad?

  2. Gå igenom kravspecifikationen steg för steg och visa på det sätt de önskar att ni uppfyller kraven.

  3. Ta fram eventuella bilagor om den upphandlande myndigheten har ställt krav att det behövs. Det kan vara teknisk beskrivning (ibland okej att ha på engelska, kolla det), CV eller andra beskrivningar.

  4. Notera vilka krav som är kostnadsdrivande och som kan bli en affärsrisk.

  5. Om du tycker något är konstigt eller om du inte förstår eller vet att det inte stämmer, skicka in en fråga så snart det går.

  6. Finns dolda kostnader i avtalet, till exempel kring samverkansmodellen?

Att tänka på:

Detta är det mest omfattande arbetet. Här krävs mer resurser. Du tänker sannolikt parallellt på prismodellen. Fungerar er vanliga prismodell, eller behöver du justera den? Kravuppfyllnad brukar beskrivas i texter, i punktlistor, i specifika kravbilagor, i avtalet. Leta efter krav i hela upphandlingsdokumentet. Om den upphandlande myndigheten får dina frågeställningar tidigt under anbudstiden har de större möjlighet att göra eventuella korrigeringar i underlagen. Att vänta till efter tilldelningsbeslutet är utskickat och göra det som en överprövning bromsar upp affärsflödet för helheten.

Delmoment:

Krav i avtalet

Att göra:

  1. Gå igenom avtalet, för där finns det ibland invävda krav som också ska uppfyllas under hela avtalstiden.

  2. Gör en förteckning över dessa, så att det är lätt att hålla koll på dem under avtalstiden.

Att tänka på:

Tänk på att det ni säger ja till här, säger ni ja till under en lång tid framöver.

Delmoment:

Bör-krav/mervärden

Att göra:

Vilka är bör-kraven?

  1. Används de också som mervärden i utvärderingsmodellen?

  2. Vilka uppfyller ni och till vilken grad?

Att tänka på:

Exempel på mervärden kan vara snabbare leveranstid än efterfrågat, högre nivå på kvalitet. Läs mer under utvärderingsmodell nedan. Ge svar så tydligt som möjligt, så att det blir lätt för den upphandlande myndigheten att se om ni uppfyller dem eller inte och enkelt kan ge poäng om de används som mervärden i utvärderingen.

Delmoment:

Utvärdering

Att göra:

Läs, förstå och testa utvärderingsmodellen. Det finns tre olika utvärderingsgrunder:

  1. 1. Ekonomiskt mest fördelaktiga, bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

  2. 2. Kostnad

  3. 3. Pris -Vem kommer att göra bedömningen? Hur behöver ni svara för att möta deras kunskapsnivå och funktion?

Att tänka på:

Utvärderingsmodellen är avgörande, så den måste ni förstå. När ni testar den får ni se hur eventuella mervärden slår på ert pris. Räkna baklänges för att veta hur ni ligger till gentemot era konkurrenter, förutsatt att ni känner dem och deras priser.

Delmoment:

Affärsrisker

Att göra:

Kostnadsdrivande krav påverkar sannolikt ert pris. Håller prismodellen under hela avtalet?

  1. Vitesmodellen, kommer den att fungera och hur påverkar den ert pris och leveransmöjlighet?

  2. Finns det risk att ni inte kan uppfylla kontraktet, så att det uppstår risk för vite eller skadestånd?

Att tänka på:

Stäm av denna del med flera i företaget eller i nätverket, så att ni har koll på affärsriskerna.

Delmoment:

Avtalet

Att göra:

  1. Läs igenom hela avtalet, så att du förstår alla villkor du accepterar genom att lägga anbud.

  2. Vilka kan avropa på avtalet?

  3. Affärsmöjligheter utöver de i beskrivningen, till exempel utvecklingspotential beskrivs ofta i avtalet.

Att tänka på:

Gå igenom avtalet lika noga som du gör med kraven. Det finns mycket information i avtalet som påverkar er möjlighet att leverera och även priset.

Delmoment:

Sekretesshantering

Att göra:

Sekretessbelägg de delar ni ej vill ska vara offentliga.

Att tänka på:

Läs under sekretess.

Delmoment:

Anbud

Att göra:

  1. Sätt samman alla delar i anbudet, i enlighet med den upphandlande myndighetens önskemål.

  2. Se till att alla bilagor finns med, att eventuella formulär har använts och att de är undertecknade av behörig person om sådant krav ställts.

  3. Svara endast på det som efterfrågas.

  4. Är något oklart, ställ frågor till den upphandlande myndigheten.

Att tänka på:

Nu sätter ni ihop alla delar till ert kompletta anbud. Det är lätt att missa någon liten detalj, så var extra noga i detta skede.

Delmoment:

Kvalitetssäkring

Att göra:

Kvalitetssäkra anbudet.

Att tänka på:

Låt någon utanför anbudsgruppen eller företaget läsa och ge feed forward. Ni kan också köpa tjänsten second opinion eller ren kvalitetssäkring, så att ni inte faller på ett formaliafel som att fel person har undertecknat anbudet eller att det är fel vinkling på referensobjektet eller att en bilaga saknas.

Delmoment:

Anbudsinlämning

Att göra:

  1. Skicka in anbudet i tid.

  2. De flesta upphandlande myndigheter använder upphandlingssystem. Anbudet lämnas då via upphandlingssystemet.

  3. Håll koll på "frågor och svar".

  4. Var aktiva och ställ frågor. Det är en affärspåverkande del som kommer att löpa under hela avtalet.

  5. Ingår anbudspresentation i upplägget?

  6. Se till att era referenter är redo att svara på frågor.

Att tänka på:

Första halvleken är spelad och ni går ut i omklädningsrummet. Skickar ni in anbudet för sent, ogiltigförklaras anbudet och ni får inte spela andra halvleken av matchen. Var redo att ställa följdfrågor, att förtydliga delar av ert anbud på anmodan från den upphandlande myndigheten. Ibland vill de ha en anbudspresentation och då behöver ni förbereda och vara redo att göra det.

Delmoment:

Anbudsprövning

Att göra:

Dagen efter sista anbudsdag öppnas anbuden för prövning. Öppningen protokollförs och den absoluta sekretessen gäller fortfarande. Upphandlaren går igenom anbuden och kontrollerar att de formella kraven uppfylls, att leverantören är okej vad gäller uteslutningsgrunderna, kontrollerar kraven på leverantören och på varan eller tjänsten. Även onormalt lågt pris behöver utredas och leverantören får möjlighet till att skriftligt svara på det. Allt som den upphandlande myndigheten ställt krav på ska kontrolleras. Detta görs för samtliga inkomna anbud.

Att tänka på:

I denna fas är ni redo att förtydliga ert anbud om den upphandlande myndigheten begär det. Ni får inte skicka in bilagor ni missat, men det är helt okej att förtydliga och förklara innehållet.

Delmoment:

Tilldelning

Att göra:

Vinst: Förhoppningsvis vinner ni och blir den som får leverera till den upphandlande myndigheten. Implementering, möten och leveranser och så vidare. Det är vad nästa kapitel handlar om: Cash is King.

Förlust: Om ni inte vinner, sätt er ner i anbudsgruppen och gå igenom vad som blev fel och hur ni lär av denna erfarenhet till nästa gång det är dags. Gör en analys. Om den upphandlande myndigheten har råkat göra något fel kan underrättelse om det ge en ny tilldelning. Kanske vill ni titta på de övriga anbuden. Begär i så fall ut dem och läs. Som överkurs kan du göra en förteckning över de upphandlingar ni varit med i och hur det har gått i matchen. Så småningom kommer ni att se en röd tråd och kan göra justeringar i era kommande anbud efter det.

--- Anser ni att upphandlingen bör överprövas, läs mer om den processen ovan ---

Nu börjar den 10 dagar långa avtalsspärren. Om någon av anbudsgivarna i upphandlingen vill överpröva upphandlingen, så har de just dessa 10 dagar på sig att göra det. En cliffhanger till nästa kapitel som är Cash is King.

Att tänka på:

Kontrollera här: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/leverantor/genomfora---lamna- anbud/Tilldelningsbeslutet-fattas/