Bevakning av upphandlingar - Bedömning av affären

Bedömning av affären – Dags för match

Domaren blåser i visselpipan och det är dags för uppställning – upphandlingen är annonserad. Ska ni vara med och spela matchen eller ska ni lämna på walkover?

  Trots att det är bråttom är det viktigt att stanna upp. Gå igenom spelstrategin igen och ta gga laget om ni bestämmer er för att spela matchen. Se till att ni har en plan för hur ni ska ta er an upphandlingen, metodiskt steg för steg. Beroende på typ av upphandling har ni mellan 10 och 45 dagar på er att ta fram ert anbud, räknat från annonseringen av förfrågningsunderlaget. Planen bör också innehålla olika funktioner/resurser i bolaget beroende på del i arbetet samt vilka analyser som ska ligga till grund för de beslut/vägval som kanske måste tas i själva anbudsarbetet. Det är tre saker ni måste ta ställning till nu. 

  1. Go – No go

  2. Bid – No bid

  3. Skriva anbud

Steg 1 Go – No go

Det är lätt att bli förblindad och lägga anbud på alla affärsmöjligheter. Det är en kostsam väg att gå. Gör läxan. Ta reda på det ni behöver veta för att välja vilka typer av upphandlingar ert företag vill vara med på, vilka typer av kunder ni vill ha och hur er leveranssituation ser ut. Då kan ni lättare välja när upphandlingen annonserats. Det hjälper er att lägga resurserna på rätt aktiviteter. Du kan även ta hjälp av anbudsbevakningen för att finna dina affärer.

Av annonsen framgår det du behöver för att ta beslut om ni ska gå vidare till nästa steg.

Låt gärna flera personer i företaget läsa och göra denna bedömning – tipset är dock att det alltid är samma utsedda grupp som gör bedömningen. Är det rätt kund och en intressant affär? Är svaret ja är nästa steg att besluta om ni ska lägga anbud eller inte. Med en tydlig bild av affären kan du se möjligheter som kunden inte ser. Prata med dem och visa på det ni kan leverera eller skulle kunna uppgradera till. Det händer att upphandlande myndigheter avbryter sin upphandling efter att ha fått ny information från leverantörer.

Steg 2 Bid – No bid

Du har kommit fram till att det finns en affär och att du kan leverera. Nästa steg är att bedöma affären genom att ta ställning till hela upphandlingsunderlaget. Ska du investera din tid i denna upphandling? Nu är det dags att läsa förfrågningsunderlaget, ta ställning till risker, utmaningar och möjligheter samt omfattningen att författa ett konkurrerbart anbud  

Även Upphandlingsmyndigheten har sammanställt en lista över hur ni kan förbereda er för en upphandling.

https://www.upphandlingsmyndigheten.se/leverantor/forbereda/ar-upphandlingen-intressant/ 

Affärsanalysen är A och O och kan jämföras med det spelsystem du väljer i fotbollen. Ska du spela med fyra backar eller med två? Det som ingår i en affärsanalys handlar inte bara om upphandlingens utvärderingsmodell.

  1. Är det ett fast pris och utvärderingen baseras på ett antal kvalitetsmått som man ska försöka beskriva och få maximal poäng för? I dessa ligger såklart leveranslöften som i sig är kostnader.

  2. Eller är det en prisbedömning där man får högre utvärdering om man sätter lägre pris? Vilket pris är det lägsta du kan sätta utan att tumma på kvaliteteten eller bryta mot något av alla de avtalsvillkor som du lovat att uppfylla?

  3. Kanske just den här upphandlingen är av en mer strategisk karaktär som gör att du kan riskera en hel del och sätta ett väldigt lågt pris eftersom du genom att vinna avtalet kan dra ned på din marknadsföringsbudget?

  4. Eller kan det vara ett kontrakt som medför kostnadstäckning? Vilket gör att du kan behålla personal som annars skulle behöva sägas upp. Därmed sparar du även på kostnaden av att återanställa dem vid vunnet kontrakt på den privata marknaden.

Förutom dessa förutsättningar, som bör ligga till grund för den affärsekonomiska analysen, kan det också vara så att det finns både affärsrisker som affärsmöjligheter i upphandlingsunderlaget. Vissa står tydligt medan andra är sådana som inte står alls. Dessa kan man, om man är osäker, välja att ta upp i frågor och svar. Tänk då på att om du identifierat en möjlighet så kan det vara bra att inte berätta den för alla via frågor och svar.  

Den sammanlagda bedömningen av dessa delar ger dig svar på om du ska gå vidare att lämna anbud eller inte. Det kan finnas tungt vägande skäl som gör att ni går vidare fastän det rent affärsmässigt inte är ett bra val. Egentligen är hela anbudsarbetet en bedömning av affären. Den aspekten finns med hela vägen. Ofta läser vi saker annorlunda när vi kommer djupare in i förståelsen av vad kunden egentligen vill ha.

Steg 3 – Skriva anbud 

Beslutet att lämna anbud är taget. Det är nu dags att kavla upp ärmarna, sätta på er matchstället och spela för att vinna. Har ni inte gjort det tidigare, sätt ihop en anbudsgrupp inom företaget. Är du själv, berätta för några i ditt nätverk som du litar på att du kanske kommer att behöva bolla med dem framöver. Håll dig till grundplanen och börja i tid.

  • 3 timmar sedan

Bevakning av upphandlingar - Offentlig publicering av upphandlingarna

På den offentliga marknaden är allt öppet. Det innebär att det är lätt för dig att få information om vilka upphandlingar som är på gång.

Har du dessutom en bra relation och kommunikation med dina kunder, eller har lagt befintliga avtal i en bevakning, vet du när avtalen löper ut och när det är lämpligt att påbörja dina förberedelser. Dessutom kan du efterfråga eller själv ha koll på deras utvecklingsplaner som ofta presenteras på upphandlande myndigheters hemsidor.

Vältränad och redo för match
Du behöver förbereda dig och ditt företag. Skaffa koll på läget och veta hur du ska bedöma om ni är redo för match eller inte – och sedan spela för att vinna. Se till att ha en spelstrategi som alla i företaget förstår.

Vältränad och redo för match

Du behöver förbereda dig och ditt företag. Skaffa koll på läget och veta hur du ska bedöma om ni är redo för match eller inte – och sedan spela för att vinna. Se till att ha en spelstrategi som alla i företaget förstår.

Ditt lag behöver vara välinformerat oavsett om det består av en eller flera personer. Basera din laguppställning och strategi på typen av affär. Satsar du på direktupphandlingar (se förra avsnittet) behövs inte lika mycket resurser som om du går in i en öppen annonserad upphandling. Spela matchen en halvlek i taget och se hur det utvecklar sig. Kanske behöver du styra om och pressa hårdare. Kanske behöver du göra om uppställningen genom att ta ställning till om du ska lämna anbud eller inte och sedan skriva det steg för steg.

 

Genom kund- och marknadsanalyser, inhämtade uppgifter om volymer och avtal har du valt vilka typer av kunder du vill göra affärer med. Du vet i vilka geografiska områden de finns och på vilket sätt du vill göra affärer med dem. Kanske större affärer än tidigare. Offentlighetsprincipen är en god vän i detta läge – eftersom allt i upphandlingen är offentligt är det lätt att få tag på informationen du behöver.

 

Om kunden känner till dig har du större möjlighet att bli tillfrågad att svara på en RFI. I kapitel D kommer vi att ge tips på hur man får kunder att känna till en. En RFI skickas ut till potentiella leverantörer och utgör oftast hela eller delar av det förfrågningsunderlag den upphandlande myndigheten avser att senare gå ut med i upphandling. Ibland är det enbart en fråga, för att se om ni kan leverera på önskat sätt eller om den kvalitetsnivå den upphandlande myndigheten önskar kan uppnås. 

Här finns stort utrymme att komma med synpunkter. Har du specifika frågor du vill nå fram med, som frågor om kvalitet och miljö, är det ett mycket bra tillfälle att göra det nu. Detsamma gäller för tidig dialog. Ibland annonseras det om dessa träffar i olika digitala kanaler, ibland via upphandlingsverktygen eller på den upphandlande myndighetens egen hemsida. Det är viktigt att visa att du finns, via marknadsföringsaktiviteter, så att de bjuder in dig till den tidiga dialogen. När RFI-tiden löpt ut och den tidiga dialogen är gjord, minskar möjligheterna att påverka förfrågningsunderlaget. Den upphandlande myndigheten förbereder då det förfrågningsunderlag som ska annonseras. 

Det kan till och med vara känsligt att försöka påverka upphandlingen efter den här typen av tidig dialog. Det kan ses som otillåten påverkan. Då riskerar man att få sitt anbud förkastat. Är man osäker på om det fortfarande är tillåtet att påverka eller inte så kan man alltid fråga. Skulle det vara så att man har viktig information som man ändå vill se till att den upphandlande myndigheten måste få kan man använda sig av en ”dialogmakare”. En dialogmakare har inte något eget intresse i den kommande upphandlingen men kan se till att informationen når den som är ansvarig.