Nå ut till beställarna

Bara för att du har ett avtal betyder det inte att alla inom kundens organisation vet om att du är den nya leverantören. Upphandlarna har ofta bråttom att gå till nästa upphandling. De lägger in avtalet i avtalsdatabasen och överlåter det till beställaren. Beställarna är ofta omogna när det kommer till att hantera avtal. De saknar ofta både information om och kompetens för att läsa avtal. De är duktiga på det de arbetar med. Här har du en viktig uppgift att fylla: att lära dem att köpa från ditt avtal. Se till att alla som har rätt att köpa, avropa, från avtalet har tillgång och möjlighet att göra det. Beställarna behöver också få veta vad och hur man kan köpa från avtalet. Handlar det om en ny webbutik de ska använda, informera dem om det så att det blir enkelt för beställarna att köpa från dig.

Om det finns en samverkansmodell i avtalet har ni en naturlig mötespunkt. Om inte, kontakta beställaren så snart som möjligt och planera för att införa avtalet och hur ni kan hjälpa till att sprida informationen om att ni är den nya leverantören. För IT-tjänster har man ofta ett införande som en första aktivitet i leveransen. Vid andra varor och tjänster är det inte lika vanligt. Ta personalfrämjande tjänster som exempel. Här behöver information om avtalet spridas till samtliga medarbetare, så att alla får kännedom om er som ny leverantör och hur man bokar en tid. Du som leverantör kan alltid ta initiativ till att träffa kunden. Ta reda på vilka som är beställare och boka ett möte med dem. Se till att ni ses löpande under avtalstiden, både för att ta hand om sådant som inte fungerar och för att fånga upp eventuella nya behov eller önskemål. 

Genom att hjälpa till att sprida information om avtalet bidrar ni till att öka avtalstroheten, så att de beställer från rätt leverantör och avtal. Avtalstrohet är viktigt för upphandlande myndigheter och det är ett av några få viktiga nyckeltal som de följer upp.

I den bästa av världar har du varit med tidigt i processen. Kanske redan under föregående avtalsperiod, så att leveransprocessen är känd och att implementeringen är snabbt gjord. Då är speltaktiken redan klar och ni kan fokusera på att göra en ännu bättre leverans och hjälpa den upphandlande myndigheten att förbättra sin verksamhet. Annars är det hög tid att göra de sista justeringarna och vara redo att leverera. 

  • 20 april

Implementering av avtalet

När avtalet är undertecknat är det dags att implementera det. Implementeringen inleds ofta med en genomgång av avtalet. Gör helst det här i ett fysiskt möte, så att ni kan börja bygga er relation. Här säkrar ni riskerna och skapar möjligheter för hela avtalstiden. En del som är viktig att säkerställa så snart som möjligt är hur man mäter leveransuppfyllnaden, så att leveransen motsvarar det som har upphandlats. Föreslå gärna att ni sammanfattar det ni kommer fram till under avtalsgenomgången i ett PM, som ni kallar avtalstillämpning. Det kan visa sig vara ett viktigt dokument några år framåt i tiden om en konkurrent eller en nyanställd jurist anser att ni har gjort en väsentlig avtalsförändring. Då kan det här dokumentet rädda er och undvika vitesföreläggande. Den affärsmöjlighet ni såg och ville förverkliga kan i värsta fall förvandlas till en risk. Får en konkurrent veta att den verkliga leveransen inte motsvarar den avtalade leveransen kan de hävda att avtalet ska ogiltigförklaras. 

Tips!

Några tips på vägen...

  • Få igång implementeringen så snart det bara är möjligt, så att du kan börja få beställningar/ avrop.

  • Tänk noga igenom hur era val om utökad försäljning får genomslagskraft på längre sikt.

  • Se till att ni har resurser kvar att investera i avtalet även efter att upphandlingen är vunnen. Lägg inte allt krut på de inledande faserna utan ha även kvar medel att investera i insatser under avtalsperioden. Detta gäller både för den aktuella kunden och för andra offentliga kunder med samma behov. De kan bli intresserade av att göra samma sak om ni berättar vilken bra upphandling ni just vunnit.