Dialog

Dialog är en av de bästa möjligheterna för att skapa framgångsrika affärer med offentlig sektor. De senaste åren har dialogen också fått allt större plats i de offentliga affärerna. Från att ha varit nästan förbjudet till att vara högst välkommet.

Lagen om offentlig upphandling och den nationella upphandlingsstrategin (läs mer i första avsnittet Affärsförberedelser) uppmuntrar och förespråkar dialog mellan kund och leverantör. Om de två affärsparterna i en offentlig affär inte pratar med varandra, är det stor risk att det blir som det beskrivs i "miljarder till spillo-artikeln". Dessutom minskar möjligheten för dig som leverantör att få rätt betalt för dina varor och tjänster. Kanske du inte ens kan konkurrera på lika villkor, eftersom din potentiella kund inte har tillräcklig kunskap om vad eller hur man ska utvärdera. Läs mer och lyssna på inslaget genom att följa länkarna nedan och bli inspirerad att öka din egen dialog för att bidra till att du både göra en bättre offentlig affär som att du bidrar till ett nyttigare användande av våra gemensamma skattemedel.

https://www.di.se/nyheter/larmet-135-skattemiljarder-slarvas-bort-det-ar-nedslaende/

https://www.di.se/nyheter/stort-svinn-pa-offentliga-sektorn-det-ror-sig-om-nastan-100-miljarder/ 

 

Vi har valt att likna sättet att göra offentliga affärer vid att spela fotboll. I de första kapitlen går vi igenom regler i form av lagen om offentlig upphandling, spelplanen i form av inköpsprocessen och lite om taktiken och hur man kan träna både inför matchen och vad man gör när matchen är vunnen: planera – sälja – tjäna pengar. Att gå från korpserien till division 2 kräver en hel del träning och man måste jobba på attraktionskraften för att påverka sponsorer och börja locka publik. Man vässar sitt budskap, tydliggör nyttan av den egna leveransen och gör sig både igenkänd och erkänd. Dialogen utgör också en stor del av träningen. Här tränar du på det du behöver bli bättre på och förstå för att skapa bästa förutsättningar för er att fokusera på rätt saker och vinna matcherna framöver. Genom dialogen lär du känna både motståndare som domare. Samtidigt som du blir erkänd som aktör ökar också din insikt om de omgivande faktorer som påverkar din framgång och möjliga affär. 

Varför dialog – syfte och effekter

Varför är det så bra med dialog då? Det finns faktiskt många fördelar, både för köparen och för dig som leverantör.

För köparen

Köparen har nytta av dialog eftersom det då går att

  • Öka insikten om relevant prisnivå på marknaden och undvika prispress. Det kan annars leda uteblivna anbud och en försämrad konkurrens.

  • Identifiera rätt nivå och rätt krav i upphandlingen. Det är lätt att verksamheten annars ställer orimliga och för många krav. Det undviker man med tydlig dialog, och det leder i sin tur till mindre tidskrävande upphandlings- och anbudsarbete.

  • Balanserade avtalsvillkor. Avtalet kommer då att spegla och möta både marknadens förutsättningar och rådande lagstiftning.

För dig som leverantör

Som leverantör har du nytta av dialog eftersom du då kan

  • Finna den bästa lösningen till ett faktiskt behov. Som leverantör har du den bästa kunskapen om din vara eller tjänst. Om du vill att köparna ska ställa rätt krav i utvärderingen så måste du hjälpa dem till denna insikt – lär dem att köpa rätt på rätt sätt.

  • Använda de olika dialogformer som den upphandlande myndigheten erbjuder för att försöka få dem att ställa frågor om hur och vad de ska utvärdera! Då ökar din möjlighet att få dem att ställa krav som möter det unika med ditt bolag och det unika med dig som blivande leverantör.

  • Skapa samsyn kring uppdraget och undvika onödigt merarbete, missförstånd och felaktiga förväntningar. Affärsrisken ligger ofta i att man inte fört en dialog kring hur avtalet skall tillämpas

  • Lägga grunden för ett gott samarbete och en affärsrelation som skapar win-win nu och utveckling till kommande upphandlingar. Det är i dialogen du kan skapa affärsmöjligheter som inte står rakt upp och ned i upphandlingsunderlagen

Test Post

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Donec quam felis, ultricies nec, pellentesque eu, pretium quis, sem.

Do you want to let us write a depth analysis for this article?

Vivamus elementum semper nisi. Aenean vulputate eleifend tellus. Aenean leo ligula, porttitor eu, consequat vitae, eleifend ac, enim. Aliquam lorem ante, dapibus in, viverra quis, feugiat a, tellus. Phasellus viverra nulla ut metus varius laoreet. Quisque rutrum.

Maecenas nec odio et ante tincidunt tempus. Donec vitae sapien ut libero venenatis faucibus. Nullam quis ante. Etiam sit amet orci eget eros faucibus tincidunt. Duis leo. Sed fringilla mauris sit amet nibh. Donec sodales sagittis magna.

Samverkan

En samverkansmodell, också kallad governance model, bidrar till att skapa ett bra flöde av dialog, kvalitetssäkring och uppföljning under avtalsperioden.

Eftersom samverkansmodellen kan vara ett ska-krav i upphandlingen måste båda parter ta ansvar för den för att inte bryta mot avtalet. Den innehåller normalt tre nivåer; operativ, taktisk och strategisk. Man kan välja vilka nivåer som ska ingå i avtalet. Handlar det om en strategisk leverans, ska samtliga tre nivåer finnas med. Vid enklare varuleveranser räcker det med ett taktiskt möte och operativa avstämningar. Samverkansmodellens olika nivåer används också som eskaleringstrappa. När man inte kan lösa frågor eller konflikter på operativ nivå, går det vidare till taktisk nivå osv.

 

Strategisk nivå

Här förs dialog om framtiden, affären på längre sikt samt ansvar för relationen. Strategiska möten har man 1–2 gånger per år. Deltagare på dessa möten är ofta ledningspersoner från båda parter. Investerar ni tid i relationen och bygger tillit och förtroende, blir samarbetet mer som ett partnerskap som kan generera ännu mer win-win för båda parter.

Taktisk nivå

Här hanteras avtalsfrågor och leverans samt utveckling det närmaste året. Taktiska möten har man 1–4 gånger per år, beroende på typ av leverans. Ett av mötena brukar dediceras till avtalsuppföljning. Övriga möten handlar mest om leveransen. Deltagare på dessa möten är avtalsägare och avtalsansvarig från båda parter.

Operativ nivå

Dessa möten kan jämföras med driftmöten, avstämning om den dagliga leveransen. Operativa möten är oftast 1 gång per månad, men ibland behövs dessa driftsmöten varje vecka. Det beror på typ av vara eller tjänst. Deltagare är ansvariga för den dagliga driften och leveransen. Att då och då bjuda in användare av varan eller tjänsten och höra deras upplevelse brukar vara guld värt. Då får ni höra direkt från källan hur allt fungerar. Om det är något som inte fungerar blir det mycket lättare att prata om vad som ska justeras.

 

Det är viktigt att ha kontinuitet mellan nivåerna. En variant är att de som är avtalsansvariga är med på samtliga möten. Samverkan andas tillit och förtroende. Ha som ambition att ha avtalet "i bokhyllan", att tas fram när ni inte är överens och då på taktisk och strategisk nivå. Den operativa nivån ska se till att den dagliga driften och leveransen fungerar.

 

Om det inte finns någon samverkansmodell kan du efterfråga en sådan, eller föreslå en mötesplan så att era möten finns inbokade i kalendern. Varje möte är en möjlighet att öka er förståelse för kundens nuvarande och kommande behov samt att visa vilka ni är och vad ni kan bidra med.

Nivåer av dialogbehov kan beskrivas som en trappa

Engångsleverantör

Vid enstaka mindre köp är behovet av dialog mindre. Kund och leverantör tar beslut över telefon, offert och accept skickas via mejl och varorna levereras. Handlar det om större summor eller mer komplicerad leverans krävs såklart mer dialog.

Direktupphandling

Leverans av engångskaraktär kräver oftast mindre dialog än vid löpande leverans. Men det krävs betydligt mer marknadsföring före för att bli tillfrågad för en direktupphandling.

Upphandling

Affären omfattar mer pengar och resurser. Dialogen före, under och efter är mer påtaglig.

Partnerskap

Om upphandlingen omfattar partnerskap blir dialogen mer intensiv under hela processen.

Innovationsupphandling

Offentligt-privat innovationssamarbete, där ni samarbetar mot ett tydligt utvecklingsmål. Vilket innebär att dialogen ochsamarbetet före upphandlingen blir mycket intensiv.

Dialogforum 

Arenor/forum

Offentliga rummet Järvaveckan Almedalen Upphandling 24:s Sverigeturné Konferenser, såsom Upphandlingsdagarna, SOI-dagarna eller som SKL erbjuder Kvalitetsmässan Lokala/Regionala möten Mediakanaler Dagens samhälle Upphandling24 Inköpsrådet Offentliga affärer Under utveckling även Dagens Industri och Dagens Nyheter som båda ökar sin bevakning av offentliga affärer samt erbjuder möjlighet att exponera sig i olika riktade bilagor.

Tips!

  • Ta reda på hur kunderna vill umgås med er och se till att ni möts.

  • Om du har en ny idé på hur ni kan föra dialog, testa den!

  • Fokusera på de delar i dialogen som ger er mest värde.

  • Gör en dialogplan för varje affär och använd de proaktiva möjligheterna dialogen ger.

  • Använd dialogen som möjlighet att lära kunden hur den köper från dig på bästa sätt.

  • Kom ihåg att om ni deltar i en pågående upphandling kommer den upphandlande myndigheten sannolikt inte att tacka ja till ett evenemang ni bjuder in till. Detta för att undvika spekulationer om icke likabehandling, då ni rent teoretiskt skulle kunna få information som de andra leverantörerna inte får. 

Juridiken och dialogen

Dialogen är reglerad i lagen beroende på var i processen man befinner sig.

De riktlinjer som finns att följa när du för dialog med upphandlande myndigheter är:

  • Oavsett typ av dialog ska de upphandlingsrättsliga principerna alltid gälla; öppenhet, likabehandling och proportionalitet

  • Detaljregler saknas, så ni är fria att utföra den hur ni vill.

  • Läs på om mutor, bestickning och jäv, så att dina dialogerbjudanden är något offentliga kunder kan ta emot.

Två aspekter av tid

Inom offentlig upphandling finns det tidpunkter då det är mindre lyckat att prata med kunden. Du får ett nej och blir kanske irriterad på processen. Lär dig när de här infaller, vid varje potentiell affär, så kan du känna dig mer fri i din kommunikation. Du kommer inte ha fri tillgång till den upphandlande myndigheten från det att upphandlingen annonseras till dess att tilldelningsbeslutet offentliggörs. 

Den andra aspekten är när ingen av parterna har mycket tid att lägga på både dialog och upphandling. Därför behöver ni hjälpas åt och gå en bit var för att kunna mötas. Dialogen är en del av träningen inför matchen och hur skulle det se ut om Ajax och Liverpool skulle spela match utan att ha tränat…?

Dialog utifrån inköpsprocessen

För att det ska bli riktigt tydligt när, var och hur du för en framgångsrik dialog använder vi inköpsprocessen som flöde.

Om du vill läsa mer om inköpsprocessen innan du går vidare finns den beskriven i de föregående tre avsnitten. Beskrivningen av dialog görs i tre dimensioner: 

  • arena (var och på vilket sätt) 

  • mötet (vem träffar du och vad pratar ni om)

  • möjligheten att påverka (det proaktiva arbetet)

Inköpsprocessen zon 1 – Förbereda

Den första fasen i att göra offentliga affärer är förberedelse genom att planera, kartlägga och analysera. För upphandlaren innebär det behovs- och totalkostnadsanalys, marknadsanalys, att ta fram inköpsstrategi och förfrågningsunderlag. I ordlistan hittar du förklaringar till orden. Du som leverantör lägger nu din tid på att göra kundanalys, marknadsanalys och affärskalender för de offentliga kunder du valt. Eftersom allt är offentligt är det lätt att skaffa den information du behöver.

 

Den inledande fasen av processen är och bör vara dialogintensiv. I vissa upphandlingar, där det handlar om att utveckla sådant som inte finns, är det direkt nödvändigt. Här möts ni för att skapa det bästa för helheten, för att skattemedlen ska användas på bästa sätt. Fler och fler upphandlande myndigheter för dialog med leverantörsmarknaden. Men det finns fortfarande de som inte har börjat göra det. Möter du en sådan kund, ta initiativ och visa vilket mervärde det ger. Vilken metod som är lämplig beror på vad du vill uppnå med dialogen.

Hur lång denna fas är beror på vilken typ av behov de har, hur många parter man vill ha med i dialogen och om man har gjort sin läxa under avtalstiden och vet vad marknaden erbjuder.

Tips!

Det är jätteviktigt att du är aktiv i denna fas, för att hjälpa upphandlarna att köpa från dig. Det kan leda till att

  • upphandlingen blir på era villkor och möjligheter, så att du slipper för högt ställda krav.

  • kraven blir färre.

  • kraven inte blir så administrationstunga.

  • du blir igenkänd genom att vara närvarande och aktiv.

  • du blir erkänd genom att dela med dig av kunskap och ha åsikter om utformningen av affären och upphandlingen så att den ännu bättre möter köparens egna mål och nytta.

Inköpsprocessen zon 2 – Upphandling

Denna fas är också intensiv, fast på ett annat sätt. Nu är förfrågningsunderlaget klart och anbudsinbjudan är skickad. Du skriver anbud som sedan upphandlaren öppnar, kvalificerar, utvärderar, eventuellt förhandlar, skriver tilldelningsbeslut och till sist avtal. 

Absolut sekretess gäller från den dagen då upphandlingen annonseras, till dess att tilldelningsbeslutet offentliggörs. Det man vill uppnå med sekretessen är att alla anbudsgivare blir likabehandlade. Denna tid är den enda där det är svårare att få kontakt med kunden. Men möjligheten finns. Anbudsskrivning är lite som att skriva ett prov, med den skillnaden att du får ställa hur många frågor du vill och dessutom är expert på ämnet.

Utnyttja den möjligheten att ställa frågor på allt som är oklart. När frågetiden löpt ut återgår man till tystnad en vecka eller två innan det är dags att skicka in anbudet. Sedan kommer en eller två veckor, ibland längre tid om upphandlingen är omfattande, där den upphandlande myndigheten arbetar febrilt för att säkerställa att alla krav är uppfyllda. Sedan gör de utvärderingen och utser en vinnare. Det här är då om det är en förenklad eller öppen upphandling. Förhandlade upphandlingar öppnar för mycket dialog om det som är förutbestämt att förhandlas om. Detsamma gäller vid förfarandet konkurrenspräglad dialog, då man tillsammans tar fram kravspecifikationen som sedan annonseras och vid innovationsupphandlingar.

När tilldelningsbeslutet är tecknat är det öppet att föra dialog igen. Upphandlingssekretessen är bruten.

Utrymme för dialog i de olika upphandlingsprocesserna

De lagstadgade upphandlingsförfarandena ger olika mycket utrymme för dialog

Inköpsprocessen zon 3 – Realisera

Avtalet är undertecknat och nu följer förhoppningsvis avrop/beställningar, leverans, fakturering, samverkan mellan leverantör och beställare samt uppföljning. Detta är tyvärr inte självklart och därför är det viktigt att spara resurser att investera i denna fas också när det gäller dialogen. Det är alltså nu det är dags att göra affärer och det är du som har fått möjligheten. Lita inte på att köparen vet eller kan – lär dem att köpa från dig!

Den leverantör som vinner avtalet kommer att ha mesta delen av dialogen med den upphandlande myndigheten. Det finns absolut möjlighet för andra leverantörer att kontakta den upphandlande myndigheten för att prata om utveckling av förfrågningsunderlaget till nästa gång. Eller om du ser att behovet inte kommer att uppfyllas av upphandlingen, kan du erbjuda att leverera det via till exempel en direktupphandling. Upphandlande myndigheter brukar inte vara så intresserade av att lägga tid på att träffa andra leverantörer när de nyligen tecknat avtal. Men det är möjligt att påverka även under den rådande avtalsperioden, då det finns många beställare, behoven ändras och marknadens möjligheter utvecklas.